https://wiki.alternatyv.ch/api.php?action=feedcontributions&feedformat=atom&user=Bdonnier 2026-06-21T10:00:59Z Contributions MediaWiki 1.39.17 https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Wiki_AlternatYv&diff=769 2020-01-09T15:50:54Z

<p>Bdonnier : /* L&#039;organisation d&#039;AlternatYv */</p> <hr /> <div>'''Bienvenue sur le tout nouveau wiki AlternatYv !''' C'est ici qu'on aimerait trouver, à terme, tous les détails et informations pratiques sur le fonctionnement de l'association et de ses projets. Ce wiki se veut participatif; si tu constates que certaines informations sont manquantes ou nécessitent d'être mises à jour, tu es vivement encouragé à le modifier. Pour cela, il faut d'abord [[Spécial:Demander_un_compte|créer un compte]].<br /> <br /> ==Une association Yverdonnoise pour l'écologie==<br /> <br /> AlternatYv est une association Yverdonnoise pour l'écologie, dont les buts sont les suivants:<br /> <br /> *Sensibiliser la population à l'urgence des problématiques environnementales et sociales actuelles, notamment aux enjeux posés par le réchauffement climatique.<br /> *Motiver les personnes à dépasser un certain sentiment d'impuissance face à ces problèmes en proposant des solutions à la portée de toutes et tous, permettant à chacune et chacun de s'engager pour l'écologie et le vivre-ensemble à son échelle.<br /> *Regrouper et faire connaître les associations et organismes oeuvrant dans la région qui partagent les buts d'AlternatYv, en favorisant la création de liens durables.<br /> *Réunir autour de la volonté d'aller vers un monde plus humain, convivial, solidaire et respectueux de la nature.<br /> <br /> L'association organise principalement un [[Festival|festival]] en septembre et des petits [[pôle d'action|projets]] via son pôle d'action.<br /> <br /> Les statuts de l'association sont disponibles [https://alternatyv.ch/files/StatutsAlternatYv.pdf sur ce lien].<br /> <br /> ==Devenir membre==<br /> <br /> Pour devenir membre de l'Association, il faut simplement remplir [https://www.alternatyv.ch/inscription-membres/ ce formulaire]. Il existe deux possibilités:<br /> * Devenir membre active ou actif : cotisation à prix libre sans montant minimum, participation active aux projets de l'association<br /> * Devenir membre passive ou passif : cotisation à prix minimum de CHF 20.- par an<br /> <br /> ==Projets d'AlternatYv==<br /> À compléter.<br /> Devrait contenir la liste des projets actifs d'AlternatYv. Éventuellement une page ad-hoc qui liste les projets arrêtés/avortés.<br /> Pour chaque projet, il devrait être indiqué s'il y a possibilité de le rejoindre et qui en est responsable si approprié.<br /> <br /> ===Le festival===<br /> <br /> Le festival AlternatYv est l'activité principale de l'association. Un festival pour réfléchir aux problématiques environnementales et humaines contemporaines, pour célébrer l'écologie et promouvoir des solutions locales et globales, en donnant envie d'agir !<br /> <br /> &amp;rarr; [[festival|Voir la page wiki dédiée]]<br /> <br /> &amp;rarr; [https://alternatyv.ch/festival Voir la page du site internet]<br /> <br /> ===Pôle d'action===<br /> Tous les autres projets<br /> (En construction)<br /> <br /> ==L'organisation d'AlternatYv==<br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre:<br /> *L’organisation du festival (comprenant plusieurs groupes de travail : administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique et restauration),<br /> *Le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés).<br /> <br /> La coordination et les prises de décisions pour l'association comme pour le festival et le pôle d’action se font en réunion de '''grand comité''', des réunions ''a priori'' mensuelles, mais dont la fréquence est calquée sur les besoins. C'est pendant ces réunions, ouvertes à toutes et tous, qu'on peut: <br /> *Avoir une vue d'ensemble sur ce qu'il se passe,<br /> *coordonner le festival,<br /> *lancer un nouveau projet,<br /> *discuter de l’administration générale,<br /> *discuter de la communication de l’association,<br /> *discuter de prises de position,<br /> *discuter du budget,<br /> *...<br /> En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc. <br /> <br /> Tout cela est expliqué en détail [[Organisation|ici]]<br /> <br /> ==Le cloud==<br /> <br /> [https://cloud.alternatyv.ch Le cloud] est la plateforme de partage de fichiers et de collaboration d'AlternatYv.<br /> <br /> Quelques fonctions du cloud:<br /> *Stockage et partage de fichiers<br /> *Rédaction collective de documents (word / excel)<br /> *[[Deck - comment ça marche ?|Deck (liste de tâches)]]<br /> *Création de sondages (sondages de dates, formulaires...)<br /> *Discussion (texte, audio, vidéo)<br /> *Notes<br /> *...<br /> <br /> Les membres d'AlternatYv peuvent s'inscrire sur le cloud. Une fois inscrit-e-s, il faut attendre qu'une administratrice ou un administrateur t'ajoute au groupe adapté afin d'avoir accès aux fichiers.</div>

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<p>Bdonnier : /* On voit où qui est responsable de quoi ? */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, ou en organisant des rôles binômes).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. '''Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail.''' Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories (à l'aide d'étiquettes sur ledit document) :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoirs et l'intégration au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café lors d'une réunion dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un-e membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ Sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;, ici] (on y accède autrement depuis le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut)).<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> *Les décisions dites importantes<br /> *Tout ce dont on aimerait discuter en réunion de grand comité<br /> Voir le point &quot;Décisions dites importantes et feuille de route&quot;.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> Il faut encore ajouter à cela les questions, qui ne concernent pas seulement 2019, de la transmission des savoirs, du renouvellement des membres et de l'intégration des nouvelles personnes.<br /> <br /> Il est donc proposé, pour l'organisation, les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> Pour les questions de transmission de savoirs et d'intégration des nouvelles personnes, la responsabilité est reléguée à chaque groupe de travail, et c'est à lui de s'occuper de cela. Quelques outils sont cependant mis en place : ce wiki en fait partie - et les groupes de travail du festival ont une page dédiée -, un groupe spécifique pour l'accueil des nouvelles personnes est mis sur pieds, et il est proposé d'organiser un rôle &quot;binôme&quot; : une personne qui se mettrait à la disposition soit du groupe, soit d'une personne particulière du groupe, pour décharger quiconque de la peur de prendre une responsabilité, puisqu'on saurait qu'une personne s'est explicitement mise à disposition pour nous aider si on en avait besoin. Les groupes sont libres de mettre cela en place ou non, mais ce qui importe, c'est qu'une transmission des savoirs et une intégration de nouvelles personnes soit effective !<br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

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<p>Bdonnier : /* Je n’ai pas compris ce qu&#039;il faut noter sur la feuille de route */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, ou en organisant des rôles binômes).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. '''Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail.''' Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories (à l'aide d'étiquettes sur ledit document) :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoirs et l'intégration au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café lors d'une réunion dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un-e membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> *Les décisions dites importantes<br /> *Tout ce dont on aimerait discuter en réunion de grand comité<br /> Voir le point &quot;Décisions dites importantes et feuille de route&quot;.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> Il faut encore ajouter à cela les questions, qui ne concernent pas seulement 2019, de la transmission des savoirs, du renouvellement des membres et de l'intégration des nouvelles personnes.<br /> <br /> Il est donc proposé, pour l'organisation, les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> Pour les questions de transmission de savoirs et d'intégration des nouvelles personnes, la responsabilité est reléguée à chaque groupe de travail, et c'est à lui de s'occuper de cela. Quelques outils sont cependant mis en place : ce wiki en fait partie - et les groupes de travail du festival ont une page dédiée -, un groupe spécifique pour l'accueil des nouvelles personnes est mis sur pieds, et il est proposé d'organiser un rôle &quot;binôme&quot; : une personne qui se mettrait à la disposition soit du groupe, soit d'une personne particulière du groupe, pour décharger quiconque de la peur de prendre une responsabilité, puisqu'on saurait qu'une personne s'est explicitement mise à disposition pour nous aider si on en avait besoin. Les groupes sont libres de mettre cela en place ou non, mais ce qui importe, c'est qu'une transmission des savoirs et une intégration de nouvelles personnes soit effective !<br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=752 2019-12-15T12:26:03Z

<p>Bdonnier : /* En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ? */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, ou en organisant des rôles binômes).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. '''Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail.''' Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories (à l'aide d'étiquettes sur ledit document) :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoirs et l'intégration au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café lors d'une réunion dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un-e membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> Il faut encore ajouter à cela les questions, qui ne concernent pas seulement 2019, de la transmission des savoirs, du renouvellement des membres et de l'intégration des nouvelles personnes.<br /> <br /> Il est donc proposé, pour l'organisation, les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> Pour les questions de transmission de savoirs et d'intégration des nouvelles personnes, la responsabilité est reléguée à chaque groupe de travail, et c'est à lui de s'occuper de cela. Quelques outils sont cependant mis en place : ce wiki en fait partie - et les groupes de travail du festival ont une page dédiée -, un groupe spécifique pour l'accueil des nouvelles personnes est mis sur pieds, et il est proposé d'organiser un rôle &quot;binôme&quot; : une personne qui se mettrait à la disposition soit du groupe, soit d'une personne particulière du groupe, pour décharger quiconque de la peur de prendre une responsabilité, puisqu'on saurait qu'une personne s'est explicitement mise à disposition pour nous aider si on en avait besoin. Les groupes sont libres de mettre cela en place ou non, mais ce qui importe, c'est qu'une transmission des savoirs et une intégration de nouvelles personnes soit effective !<br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=751 2019-12-15T12:25:29Z

<p>Bdonnier : /* En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ? */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, ou en organisant des rôles binômes).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. '''Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail.''' Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories (à l'aide d'étiquettes sur ledit document) :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoirs et l'intégration au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café lors d'une réunion dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un-e membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> Il faut encore ajouter à cela les questions, qui ne concernent pas seulement 2019, de la transmission des savoirs, du renouvellement des membres et de l'intégration des nouvelles personnes.<br /> <br /> Il est donc proposé, pour l'organisation, les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> Pour les questions de transmission de savoirs et d'intégration des nouvelles personnes, la responsabilité est reléguée à chaque groupe de travail, et c'est à lui de s'occuper de cela. Quelques outils sont cependant mis en place : ce wiki en fait partie - et les groupes de travail du festival ont une page dédiée -, un groupe spécifique pour l'accueil des nouvelles personnes est mis sur pieds, et il est proposé d'organiser un rôle &quot;binôme&quot; : une personne qui se mettrait à la disposition soit du groupe, soit d'une personne particulière du groupe, pour décharger quiconque de la peur de prendre une responsabilité, puisqu'on saurait qu'une personne s'est explicitement mise à disposition pour nous aider si on en avait besoin. Les groupes sont libres de mettre cela en place ou non, mais ce qui importe, c'est qu'une transmission des savoirs et une intégration de nouvelles personnes soit effective !<br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=750 2019-12-15T12:24:33Z

<p>Bdonnier : /* Décisions dites importantes et feuille de route */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, ou en organisant des rôles binômes).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. '''Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail.''' Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories (à l'aide d'étiquettes sur ledit document) :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café lors d'une réunion dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un-e membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> Il faut encore ajouter à cela les questions, qui ne concernent pas seulement 2019, de la transmission des savoirs, du renouvellement des membres et de l'intégration des nouvelles personnes.<br /> <br /> Il est donc proposé, pour l'organisation, les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> Pour les questions de transmission de savoirs et d'intégration des nouvelles personnes, la responsabilité est reléguée à chaque groupe de travail, et c'est à lui de s'occuper de cela. Quelques outils sont cependant mis en place : ce wiki en fait partie - et les groupes de travail du festival ont une page dédiée -, un groupe spécifique pour l'accueil des nouvelles personnes est mis sur pieds, et il est proposé d'organiser un rôle &quot;binôme&quot; : une personne qui se mettrait à la disposition soit du groupe, soit d'une personne particulière du groupe, pour décharger quiconque de la peur de prendre une responsabilité, puisqu'on saurait qu'une personne s'est explicitement mise à disposition pour nous aider si on en avait besoin. Les groupes sont libres de mettre cela en place ou non, mais ce qui importe, c'est qu'une transmission des savoirs et une intégration de nouvelles personnes soit effective !<br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=749 2019-12-15T12:23:29Z

<p>Bdonnier : /* Décisions dites importantes et feuille de route */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, ou en organisant des rôles binômes).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. '''Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail.''' Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories (à l'aide d'étiquettes sur ledit document):<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café lors d'une réunion dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un-e membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> Il faut encore ajouter à cela les questions, qui ne concernent pas seulement 2019, de la transmission des savoirs, du renouvellement des membres et de l'intégration des nouvelles personnes.<br /> <br /> Il est donc proposé, pour l'organisation, les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> Pour les questions de transmission de savoirs et d'intégration des nouvelles personnes, la responsabilité est reléguée à chaque groupe de travail, et c'est à lui de s'occuper de cela. Quelques outils sont cependant mis en place : ce wiki en fait partie - et les groupes de travail du festival ont une page dédiée -, un groupe spécifique pour l'accueil des nouvelles personnes est mis sur pieds, et il est proposé d'organiser un rôle &quot;binôme&quot; : une personne qui se mettrait à la disposition soit du groupe, soit d'une personne particulière du groupe, pour décharger quiconque de la peur de prendre une responsabilité, puisqu'on saurait qu'une personne s'est explicitement mise à disposition pour nous aider si on en avait besoin. Les groupes sont libres de mettre cela en place ou non, mais ce qui importe, c'est qu'une transmission des savoirs et une intégration de nouvelles personnes soit effective !<br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=748 2019-12-15T12:22:46Z

<p>Bdonnier : /* Groupes de travail */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, ou en organisant des rôles binômes).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories (à l'aide d'étiquettes sur ledit document):<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café lors d'une réunion dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un-e membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> Il faut encore ajouter à cela les questions, qui ne concernent pas seulement 2019, de la transmission des savoirs, du renouvellement des membres et de l'intégration des nouvelles personnes.<br /> <br /> Il est donc proposé, pour l'organisation, les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> Pour les questions de transmission de savoirs et d'intégration des nouvelles personnes, la responsabilité est reléguée à chaque groupe de travail, et c'est à lui de s'occuper de cela. Quelques outils sont cependant mis en place : ce wiki en fait partie - et les groupes de travail du festival ont une page dédiée -, un groupe spécifique pour l'accueil des nouvelles personnes est mis sur pieds, et il est proposé d'organiser un rôle &quot;binôme&quot; : une personne qui se mettrait à la disposition soit du groupe, soit d'une personne particulière du groupe, pour décharger quiconque de la peur de prendre une responsabilité, puisqu'on saurait qu'une personne s'est explicitement mise à disposition pour nous aider si on en avait besoin. Les groupes sont libres de mettre cela en place ou non, mais ce qui importe, c'est qu'une transmission des savoirs et une intégration de nouvelles personnes soit effective !<br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=747 2019-12-15T12:19:50Z

<p>Bdonnier : /* Pourquoi quoi changer ? */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories (à l'aide d'étiquettes sur ledit document):<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café lors d'une réunion dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un-e membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> Il faut encore ajouter à cela les questions, qui ne concernent pas seulement 2019, de la transmission des savoirs, du renouvellement des membres et de l'intégration des nouvelles personnes.<br /> <br /> Il est donc proposé, pour l'organisation, les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> Pour les questions de transmission de savoirs et d'intégration des nouvelles personnes, la responsabilité est reléguée à chaque groupe de travail, et c'est à lui de s'occuper de cela. Quelques outils sont cependant mis en place : ce wiki en fait partie - et les groupes de travail du festival ont une page dédiée -, un groupe spécifique pour l'accueil des nouvelles personnes est mis sur pieds, et il est proposé d'organiser un rôle &quot;binôme&quot; : une personne qui se mettrait à la disposition soit du groupe, soit d'une personne particulière du groupe, pour décharger quiconque de la peur de prendre une responsabilité, puisqu'on saurait qu'une personne s'est explicitement mise à disposition pour nous aider si on en avait besoin. Les groupes sont libres de mettre cela en place ou non, mais ce qui importe, c'est qu'une transmission des savoirs et une intégration de nouvelles personnes soit effective !<br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=746 2019-12-15T12:19:31Z

<p>Bdonnier : /* Pourquoi quoi changer ? */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories (à l'aide d'étiquettes sur ledit document):<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café lors d'une réunion dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un-e membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> Il faut encore ajouter à cela les questions, qui ne concernent pas seulement 2019, de la transmission des savoirs, du renouvellement des membres et de l'intégration des nouvelles personnes.<br /> <br /> Il est donc proposé, pour l'organisation, les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> Pour les questions de transmission de savoirs et d'intégration des nouvelles personnes, la responsabilité est reléguée à chaque groupe de travail, et c'est à lui de s'occuper de cela. Quelques outils sont cependant mis en place : ce wiki en fait partie - et les groupes de travail du festival ont une page dédiée -, un groupe spécifique pour l'accueil des nouvelles personnes est mis sur pieds, et il est proposé d'organiser un rôle &quot;binôme&quot; : une personne qui se mettrait à la disposition soit du groupe, soit d'une personne particulière du groupe, pour décharger quiconque de la peur de prendre une responsabilité, puisqu'on saurait qu'une personne s'est explicitement mise à disposition pour nous aider si on en avait besoin. Les groupes sont libres de mettre cela en place ou non, mais ce qui importe, c'est qu'une transmission des savoirs et une intégration soit effective !<br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=745 2019-12-13T15:03:01Z

<p>Bdonnier : /* Qu&#039;est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ? */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories (à l'aide d'étiquettes sur ledit document):<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café lors d'une réunion dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un-e membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> Il faut encore ajouter à cela les questions, qui ne concernent pas seulement 2019, de la transmission des savoirs, du renouvellement des membres et de l'intégration des nouvelles personnes.<br /> <br /> Il est donc proposé, pour l'organisation, les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> Pour les questions de transmission de savoirs et d'intégration des nouvelles personnes, la responsabilité est reléguée à chaque groupe de travail, et c'est à lui de s'occuper de cela. Quelques outils sont cependant mis en place : ce wiki en fait partie - et les groupes de travail ont une page dédiée -, un groupe spécifique pour l'accueil des nouvelles personnes est mis sur pieds, et une proposition d'un rôle &quot;binôme&quot; (une personne qui se mettrait à la disposition du groupe ou d'une personne du groupe pour décharger de la peur de prendre une responsabilité, puisqu'on saurait qu'une personne s'est explicitement mise à disposition pour nous aider) est proposée, que les groupes pourraient intégrer, selon qu'ils le jugent utile.<br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=744 2019-12-13T15:02:30Z

<p>Bdonnier : /* Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ? */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories (à l'aide d'étiquettes sur ledit document):<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un-e membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> Il faut encore ajouter à cela les questions, qui ne concernent pas seulement 2019, de la transmission des savoirs, du renouvellement des membres et de l'intégration des nouvelles personnes.<br /> <br /> Il est donc proposé, pour l'organisation, les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> Pour les questions de transmission de savoirs et d'intégration des nouvelles personnes, la responsabilité est reléguée à chaque groupe de travail, et c'est à lui de s'occuper de cela. Quelques outils sont cependant mis en place : ce wiki en fait partie - et les groupes de travail ont une page dédiée -, un groupe spécifique pour l'accueil des nouvelles personnes est mis sur pieds, et une proposition d'un rôle &quot;binôme&quot; (une personne qui se mettrait à la disposition du groupe ou d'une personne du groupe pour décharger de la peur de prendre une responsabilité, puisqu'on saurait qu'une personne s'est explicitement mise à disposition pour nous aider) est proposée, que les groupes pourraient intégrer, selon qu'ils le jugent utile.<br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=743 2019-12-13T14:00:01Z

<p>Bdonnier : /* Décisions dites importantes et feuille de route */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories (à l'aide d'étiquettes sur ledit document):<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> Il faut encore ajouter à cela les questions, qui ne concernent pas seulement 2019, de la transmission des savoirs, du renouvellement des membres et de l'intégration des nouvelles personnes.<br /> <br /> Il est donc proposé, pour l'organisation, les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> Pour les questions de transmission de savoirs et d'intégration des nouvelles personnes, la responsabilité est reléguée à chaque groupe de travail, et c'est à lui de s'occuper de cela. Quelques outils sont cependant mis en place : ce wiki en fait partie - et les groupes de travail ont une page dédiée -, un groupe spécifique pour l'accueil des nouvelles personnes est mis sur pieds, et une proposition d'un rôle &quot;binôme&quot; (une personne qui se mettrait à la disposition du groupe ou d'une personne du groupe pour décharger de la peur de prendre une responsabilité, puisqu'on saurait qu'une personne s'est explicitement mise à disposition pour nous aider) est proposée, que les groupes pourraient intégrer, selon qu'ils le jugent utile.<br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=742 2019-12-13T10:27:24Z

<p>Bdonnier : /* Pourquoi quoi changer ? */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> Il faut encore ajouter à cela les questions, qui ne concernent pas seulement 2019, de la transmission des savoirs, du renouvellement des membres et de l'intégration des nouvelles personnes.<br /> <br /> Il est donc proposé, pour l'organisation, les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> Pour les questions de transmission de savoirs et d'intégration des nouvelles personnes, la responsabilité est reléguée à chaque groupe de travail, et c'est à lui de s'occuper de cela. Quelques outils sont cependant mis en place : ce wiki en fait partie - et les groupes de travail ont une page dédiée -, un groupe spécifique pour l'accueil des nouvelles personnes est mis sur pieds, et une proposition d'un rôle &quot;binôme&quot; (une personne qui se mettrait à la disposition du groupe ou d'une personne du groupe pour décharger de la peur de prendre une responsabilité, puisqu'on saurait qu'une personne s'est explicitement mise à disposition pour nous aider) est proposée, que les groupes pourraient intégrer, selon qu'ils le jugent utile.<br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=741 2019-12-13T10:13:35Z

<p>Bdonnier : /* Pourquoi quoi changer ? */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> Il faut encore ajouter à cela les questions, qui ne concernent pas seulement 2019, de la transmission des savoirs, du renouvellement des membres et de l'intégration des nouvelles personnes.<br /> <br /> Il est donc proposé, pour l'organisation, les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> Pour les questions de transmission de savoirs et d'intégration des nouvelles personnes, la responsabilité est reléguée à chaque groupe de travail, et c'est à lui de s'occuper de cela. Quelques outils sont cependant mis en place : ce wiki en fait partie - et les groupes de travail ont une page dédiée -, un groupe spécifique pour l'accueil des nouvelles personnes est mis sur pieds, et une proposition d'un rôle &quot;binôme&quot; (une personne qui se mettrait à la disposition du groupe ou d'une personne en particulier pour décharger de la peur de prendre une responsabilité) est proposée, que les groupes pourraient intégrer, selon qu'ils le jugent utile.<br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=740 2019-12-13T10:07:13Z

<p>Bdonnier : /* Pourquoi quoi changer ? */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> Il faut encore ajouter à cela les questions, qui ne concernent pas seulement 2019, de la transmission des savoirs, du renouvellement des membres et de l'intégration des nouvelles personnes.<br /> <br /> Il est donc proposé, pour l'organisation, les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> Pour les questions de transmission de savoirs et d'intégration des nouvelles personnes, la responsabilité est reléguée à chaque groupe de travail, et c'est à lui de s'occuper de cela. Quelques outils sont cependant mis en place : ce wiki fait partie, les groupes de travail ont une page dédiée, un groupe spécifique pour l'accueil des nouvelles personnes est mis sur pieds, et une proposition d'un rôle &quot;binôme&quot; (une personne qui se mettrait à la disposition du groupe ou d'une personne en particulier pour décharger de la peur de prendre une responsabilité) est proposée, que les groupes pourraient intégrer, selon qu'ils le jugent utile.<br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=739 2019-12-13T10:05:51Z

<p>Bdonnier : /* Pourquoi quoi changer ? */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> Il faut encore ajouter à cela les questions, qui ne concernent pas seulement 2019, de la transmission des savoirs, du renouvellement des membres et de l'intégration des nouvelles personnes.<br /> <br /> Il est donc proposé, pour l'organisation, les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> Pour les questions de transmission de savoirs et d'intégration des nouvelles personnes, la responsabilité est reléguée à chaque groupe de travail, et c'est à lui de s'occuper de cela. Quelques outils sont cependant mis en place : ce wiki fait partie, les groupes de travail ont une page dédiée, un groupe spécifique pour l'accueil des nouvelles personnes est mis sur pieds, et une proposition d'un rôle &quot;binôme&quot; (une personne qui se mettrait à la disposition du groupe ou d'une personne en particulier pour décharger de la peur de prendre une responsabilité) est proposée, que les groupes pourrait intégrer.<br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=738 2019-12-13T10:00:07Z

<p>Bdonnier : /* Pourquoi quoi changer ? */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> Il faut encore ajouter à cela les questions, qui ne concernent pas seulement 2019, de la transmission des savoirs, du renouvellement des membres et de l'intégration des nouvelles personnes.<br /> <br /> Il est donc proposé les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> Pour les questions de transmission de savoirs et d'intégration des nouvelles personnes, la responsabilité est reléguée à chaque groupe de travail. Ce wiki en fait partie, les groupes de travail ont une page dédiée, un groupe spécifique pour l'accueil des nouvelles personnes est mis sur pieds, et une proposition d'un rôle &quot;binôme&quot; (une personne qui se mettrait à la disposition du groupe ou d'une personne en particulier pour décharger de la peur de prendre une responsabilité) est proposée.<br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=737 2019-12-10T09:48:04Z

<p>Bdonnier : /* Rôle dans les groupes de travail */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> <br /> Il est donc proposé les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> <br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=736 2019-12-10T09:47:52Z

<p>Bdonnier : /* Rôle dans les groupes de travail */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur la feuille &quot;AY - rôles&quot;] (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> Cette attribution du rôle de porte-parole est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> <br /> Il est donc proposé les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> <br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=735 2019-12-10T09:46:15Z

<p>Bdonnier : /* Rôles dans les réunions de grand comité */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom sur la feuille &quot;AY - rôles&quot; (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> Cette attribution du rôle de porte-parole est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> Cette attribution des rôles est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> <br /> Il est donc proposé les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> <br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=734 2019-12-10T09:45:56Z

<p>Bdonnier : /* Rôle dans les groupes de travail */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom sur la feuille &quot;AY - rôles&quot; (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> Cette attribution du rôle de porte-parole est à indiquer [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> <br /> Il est donc proposé les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> <br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=733 2019-12-10T09:45:20Z

<p>Bdonnier : /* Rôle dans les groupes de travail */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom sur la feuille &quot;AY - rôles&quot; (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> Cette attribution du rôle de porte-parole se fait [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ sur ce document].<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> <br /> Il est donc proposé les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> <br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=732 2019-12-10T09:45:08Z

<p>Bdonnier : /* Rôle dans les groupes de travail */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom sur la feuille &quot;AY - rôles&quot; (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> Cette attribution du rôle de porte-parole se fait [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/13/ | sur ce document].<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> <br /> Il est donc proposé les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> <br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=731 2019-12-10T09:43:01Z

<p>Bdonnier : /* Rôles dans les réunions de grand comité */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom sur la feuille &quot;AY - rôles&quot; (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués par ceux-ci), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> <br /> Il est donc proposé les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> <br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=730 2019-12-10T09:41:49Z

<p>Bdonnier : /* Décisions dites importantes et feuille de route */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom sur la feuille &quot;AY - rôles&quot; (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblée les points sur la feuille de route en trois catégories :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> <br /> Il est donc proposé les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> <br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Organisation&diff=729 2019-12-10T09:28:31Z

<p>Bdonnier : /* En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ? */</p> <hr /> <div><br /> Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 &quot;structure de l'organisation en 2019&quot; (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.<br /> <br /> '''Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.'''<br /> <br /> ===Groupes de travail et réunions de grand comité===<br /> En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.<br /> <br /> '''Les groupes de travail''' sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.<br /> <br /> '''Les réunions de grand comité''' ont lieu ''a priori'' mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).<br /> <br /> <br /> ====Groupes de travail====<br /> Chaque groupe de travail s'organise comme bon lui semble. Il doit cependant attribuer un rôle de porte-parole, communiquer avec les autres lorsque ses décisions concernent plus de monde que simplement lui-même (décisions dites importantes, voir ci-dessous), et tenir compte du fait qu'une rediscussion de celles-ci serait possible en réunion de grand comité. C'est aussi à lui qu'il revient de rendre accessible ses connaissances et d'organiser la transmission de celles-ci (par exemple via le wiki, en organisant des binômes, avec un rôle d'aide dans le groupe etc.).<br /> <br /> =====Rôle dans les groupes de travail=====<br /> Les groupes de travail n'ont qu'un rôle à attribuer (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) :<br /> *Porte-parole du groupe de travail : personne de contact pour le groupe de travail, responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites réunions lorsque le groupe est concerné), et enfin, responsable de mettre à jour son nom sur la feuille &quot;AY - rôles&quot; (sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; dans la barre bleu clair en haut).<br /> <br /> =====Décisions dites importantes et feuille de route=====<br /> C'est sur l’intermédiaire qu’est la [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions dites importantes. Une décision importante est une décision qu'on communique aux autres, parce qu'elle concerne plus de monde que simplement le groupe travail. Il appartient alors à chaque groupe de travail de juger ce qui est pertinent de communiquer, ce qui est donc important ou non. Mais on peut quand même dire, pour orienter ce jugement, qu'une décision peut logiquement être communiquée aux autres - et donc, être dite importante - lorsqu'elle implique :<br /> *un autre groupe de travail (une question de coordination entre les groupes de travail)<br /> *la programmation ou la forme du festival (pour se tenir tou-te-s informé-e-s de l'évolution de la programmation)<br /> *l'image de l'association (ça concerne tout le monde)<br /> <br /> '''La [https://cloud.alternatyv.ch/index.php/apps/deck/#!/board/12/| feuille de route] sert en même temps de base à l'ordre du jour pour la prochaine réunion de grand comité :''' c'est donc là qu'il faut aussi ajouter tout ce dont on souhaiterait parler à la prochaine réunion, ce qu'on peut également faire à titre personnel (par exemple pour proposer un nouveau projet/groupe de travail). Pour aider à organiser l'ordre du jour, il serait bienvenu de séparer d'emblées les points sur la feuille de route en trois catégories :<br /> *information / prise de décision (pour informer les autres, sans qu'une discussion ne soit demandée ; p. ex., précisément ces décisions dites importantes)<br /> *proposition (pour demander explicitement une discussion ou l'avis des autres)<br /> *question (pour demander des informations, par exemple à un autre groupe de travail)<br /> <br /> ====Réunions de grand comité====<br /> Les réunions de grand comité sont un endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail et de prise de décision pour l’association. Ouvertes à tou-te-s, elles récupèrent également le rôle de porte d'entrée pour l'association et d'espace pour lancer un nouveau projet / groupe de travail. L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points, un peu réorganisés, de la feuille de route. Elles ont lieu ''a priori'' une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).<br /> <br /> =====Rôles dans les réunions de grand comité=====<br /> Il y a trois sortes de rôles pendant une réunion de grand comité : les rôles pour le bon fonctionnement de la séance, les rôles de porte-paroles des groupes de travail (déjà attribués), et les rôles qui concernent plutôt le bon fonctionnement de l'association :<br /> *responsable de la prochaine réunion : ce rôle consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce ''a priori'' dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, que ce sont des décisions, propositions, questions), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.<br /> *responsable de veiller au temps pendant la séance, de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route (rôles à attribuer sur le moment)<br /> *porte-paroles des groupes de travail concernés (rôles attribués en groupes de travail)<br /> *rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association : responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter<br /> <br /> =====Petit comité / Grand comité=====<br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.<br /> <br /> À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.<br /> <br /> ===FAQ===<br /> ====En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?====<br /> Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :<br /> *Communiquer aux autres via la feuille de route leurs décisions dites importantes, et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot<br /> *Attribuer le rôle de porte-parole (personne de contact et responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)<br /> *Organiser la transmission de savoir au sein du groupe (binômes, wiki, etc.)<br /> <br /> Les réunions de grand comité ont lieu ''a priori'' une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond aux points de la feuille de route et il faut :<br /> *Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)<br /> *Attribuer, sur le moment, un rôle de gardien-ne du temps et un-e responsable de prendre le pv et mettre à jour la feuille de route<br /> *Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)<br /> <br /> ====Cela signifie que toute décision dite importante doit être &quot;validée&quot; par le grand comité ?====<br /> Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, '''''n'est pas''''' de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de ''laisser possible'' une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.<br /> <br /> ====Si une décision dite importante ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?====<br /> Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision importante, et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision importante prise ''et déjà appliquée'' en groupe de travail ''avant'' d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité ''doit être annulable'' (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler). Le meilleur moyen d'éviter cela est ''d'anticiper'' les décisions à prendre.<br /> <br /> S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !<br /> <br /> ====C’est pas un peu strict et bureaucratique, comme cadre ?====<br /> Peut-être, mais d’abord, c’est un cadre et c’est à cela qu’il sert, et pour l’organisation, le but était ici d’en faire d’abord un cadre pratique (simplifier les intermédiaires de communication, ramener la fréquence des séances au nécessaire, rendre l’association agile et dynamique, quoi). Et pour ce qui concerne les décisions, avec un peu de bon sens, tout ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est super important de communiquer avec les autres et d’éviter la politique du fait accompli. Mais comme l'expérience montre que cette formulation, qui paraît si simple, provoque tout de même tout un tas de malentendus, un cadre peut finalement quand même se justifier.<br /> <br /> ====Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?====<br /> Sont remboursés :<br /> *les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés<br /> *les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café dans un café)<br /> Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).<br /> <br /> '''Pour se faire rembourser, il faut :'''<br /> *garder la quittance<br /> *envoyer celle-ci (ou un scan, ou éventuellement une photo) au/à la trésorier/ère, et indiquer le motif de la dépense<br /> *indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité<br /> <br /> ====Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?====<br /> Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un membre du petit comité.<br /> <br /> ====Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?====<br /> À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp &quot;AlternatYv - orga&quot;, c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)<br /> <br /> ====La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?====<br /> Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !<br /> <br /> ====On voit où qui est responsable de quoi ?====<br /> Sur le cloud, sous &quot;Deck&quot; (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé &quot;AY - rôles&quot; qui devrait être à jour.<br /> <br /> ====Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?====<br /> Il y a deux possibilités :<br /> *Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.<br /> *Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, attribuer un porte-parole (voir &quot;groupe de travail&quot;).<br /> <br /> ====Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail====<br /> Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).<br /> <br /> ====J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité====<br /> Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot;)<br /> <br /> ====Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route====<br /> Ce qu'on aimerait voir à l'ordre du jour de la prochaine réunion de grand comité, ou toute décision qui concerne plus de monde que simplement un groupe de travail. Il suffit, en fait, de consulter le point &quot;Décisions importantes et feuille de route&quot; de cette même page : tout y est expliqué.<br /> <br /> ====Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?====<br /> La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, <br /> après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : '''le cas par cas est alors privilégié'''. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.<br /> <br /> Plus concrètement, comme les thématiques auxquelles s’intéresse AlternatYv ont, particulièrement aujourd’hui, un caractère éminemment politique et militant, l’enjeu consiste en réussir à les aborder sans trop prendre position : en essayant d’aborder la question sous l’angle de la responsabilité citoyenne, en diversifiant les points de vue lorsqu’on intègre politique ou militantisme, ou en restant en général le plus factuel possible. Autrement, AlternatYv ne soutient ''en principe'' pas (par le nom de l’association, son réseau ou ses moyens de communication) de groupes, partis, manifestations, actions, pétitions ou initiatives populaires à caractère politique ou militant.<br /> <br /> ====Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?====<br /> Le but d'avoir une feuille de route, un-e porte-parole défini-e pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de gardien-ne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.<br /> <br /> ====Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?====<br /> Théoriquement, oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point &quot;grand comité / petit comité&quot;.<br /> <br /> ===Structure de l'organisation en 2019===<br /> Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, &quot;pourquoi quoi changer&quot;. Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :<br /> <br /> '''Fonctionnement de l'association'''<br /> <br /> L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.&quot;<br /> <br /> '''Petit comité / Grand comité'''<br /> <br /> L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité.<br /> Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.<br /> <br /> NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire<br /> <br /> '''Rôles du grand comité'''<br /> <br /> Les tâches du grand comité sont les suivantes :<br /> *Organisation<br /> **convoquer les séances de grand comité<br /> **convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires<br /> **accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres<br /> **s’occuper des cotisations<br /> *Communication<br /> **s’occuper des boîtes mail de l’association<br /> **organiser la communication de l’association sur différents supports<br /> ***Facebook<br /> ***Instagram<br /> ***Newsletter<br /> ***Site internet<br /> *Gestion courante et décisions<br /> **prendre les décisions relatives au budget<br /> **veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association<br /> **veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association<br /> **prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle<br /> NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)<br /> <br /> ====Pourquoi quoi changer ?====<br /> <br /> Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :<br /> *Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)<br /> *Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival<br /> *Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)<br /> <br /> Il est donc proposé les choses suivantes :<br /> *Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)<br /> *Ajouter une &quot;feuille de route&quot;, un support écrit en ligne où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination<br /> *Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la réunion, de faire et communiquer l'odj, le rôle de représenter les groupes de travail pendant les réunions, etc.) et avoir une feuille où cela est noté<br /> *Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet, et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action<br /> <br /> <br /> Cela donne la restructuration ci-dessus.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Deck_-_comment_%C3%A7a_marche_%3F&diff=728 2019-11-29T12:27:11Z

<p>Bdonnier : </p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;.<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (donc a priori, pas besoin d'en créer comme ci-dessous). Pour la feuille de route, il y a des étiquettes en bleu pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent). Pour le document &quot;rôles&quot;, il y a deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il faut attribuer le rôle de porte-parole.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> <br /> ===Feuille de route===<br /> ====Ajouter un point à l'ordre du jour====<br /> Il suffit d'ajouter une carte avec comme titre ledit point dans la colonne de gauche &quot;À l'ordre du jour&quot;, mais pour faire les choses consciencieusement, il pourrait y avoir trois étapes :<br /> *'''créer une carte''' avec comme titre ledit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles===<br /> ====Attribuer un rôle====<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle, si on le remplace), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis sur &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> ====Ajouter un rôle====<br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte, idéalement dans la colonne correspondante : un rôle pour l'association (première colonne), un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du festival (deuxième colonne) ou un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du pôle d'action ou pour l'organisation (troisième colonne).<br /> <br /> ====Indiquer si le groupe est ouvert ou non====<br /> Comme la feuille &quot;rôle&quot; présente en même temps tous les groupes de travail (parce qu'elle présente le rôle de porte-parole pour chaque groupe de travail), c'est peut-être un endroit adapté pour indiquer si le groupe de travail est ouvert ou s'il y a assez de monde. On peut le faire avec les étiquettes.<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).<br /> <br /> NOTE : Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation] de Deck.</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Deck_-_comment_%C3%A7a_marche_%3F&diff=727 2019-11-29T12:09:51Z

<p>Bdonnier : /* Comment ajouter des étiquettes ? */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (donc a priori, pas besoin d'en créer comme ci-dessous). Pour la feuille de route, il y a des étiquettes en bleu pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent). Pour le document &quot;rôles&quot;, il y a deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il faut attribuer le rôle de porte-parole.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> <br /> ===Feuille de route===<br /> ====Ajouter un point à l'ordre du jour====<br /> Il suffit d'ajouter une carte avec comme titre ledit point dans la colonne de gauche &quot;À l'ordre du jour&quot;, mais pour faire les choses consciencieusement, il pourrait y avoir trois étapes :<br /> *'''créer une carte''' avec comme titre ledit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles===<br /> ====Attribuer un rôle====<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle, si on le remplace), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis sur &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> ====Ajouter un rôle====<br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte, idéalement dans la colonne correspondante : un rôle pour l'association (première colonne), un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du festival (deuxième colonne) ou un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du pôle d'action ou pour l'organisation (troisième colonne).<br /> <br /> ====Indiquer si le groupe est ouvert ou non====<br /> Comme la feuille &quot;rôle&quot; présente en même temps tous les groupes de travail (parce qu'elle présente le rôle de porte-parole pour chaque groupe de travail), c'est peut-être un endroit adapté pour indiquer si le groupe de travail est ouvert ou s'il y a assez de monde. On peut le faire avec les étiquettes.<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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<p>Bdonnier : /* Attribuer un rôle */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (''a priori'' pas besoin d'en créer comme ci-dessous). Pour la feuille de route, il y a des étiquettes en bleu pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent). Pour le document &quot;rôles&quot;, il y a deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il faut attribuer le rôle de porte-parole.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> <br /> ===Feuille de route===<br /> ====Ajouter un point à l'ordre du jour====<br /> Il suffit d'ajouter une carte avec comme titre ledit point dans la colonne de gauche &quot;À l'ordre du jour&quot;, mais pour faire les choses consciencieusement, il pourrait y avoir trois étapes :<br /> *'''créer une carte''' avec comme titre ledit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles===<br /> ====Attribuer un rôle====<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle, si on le remplace), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis sur &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> ====Ajouter un rôle====<br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte, idéalement dans la colonne correspondante : un rôle pour l'association (première colonne), un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du festival (deuxième colonne) ou un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du pôle d'action ou pour l'organisation (troisième colonne).<br /> <br /> ====Indiquer si le groupe est ouvert ou non====<br /> Comme la feuille &quot;rôle&quot; présente en même temps tous les groupes de travail (parce qu'elle présente le rôle de porte-parole pour chaque groupe de travail), c'est peut-être un endroit adapté pour indiquer si le groupe de travail est ouvert ou s'il y a assez de monde. On peut le faire avec les étiquettes.<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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<p>Bdonnier : /* Feuille de route */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (''a priori'' pas besoin d'en créer comme ci-dessous). Pour la feuille de route, il y a des étiquettes en bleu pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent). Pour le document &quot;rôles&quot;, il y a deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il faut attribuer le rôle de porte-parole.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> <br /> ===Feuille de route===<br /> ====Ajouter un point à l'ordre du jour====<br /> Il suffit d'ajouter une carte avec comme titre ledit point dans la colonne de gauche &quot;À l'ordre du jour&quot;, mais pour faire les choses consciencieusement, il pourrait y avoir trois étapes :<br /> *'''créer une carte''' avec comme titre ledit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles===<br /> ====Attribuer un rôle====<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle, si on le remplace), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis sur &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> ====Ajouter un rôle===A<br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte, idéalement dans la colonne correspondante : un rôle pour l'association (première colonne), un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du festival (deuxième colonne) ou un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du pôle d'action ou pour l'organisation (troisième colonne).<br /> <br /> ====Indiquer si le groupe est ouvert ou non====<br /> Comme la feuille &quot;rôle&quot; présente en même temps tous les groupes de travail (parce qu'elle présente le rôle de porte-parole pour chaque groupe de travail), c'est peut-être un endroit adapté pour indiquer si le groupe de travail est ouvert ou s'il y a assez de monde. On peut le faire avec les étiquettes.<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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<p>Bdonnier : /* Comment ajouter des étiquettes ? */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (''a priori'' pas besoin d'en créer comme ci-dessous). Pour la feuille de route, il y a des étiquettes en bleu pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent). Pour le document &quot;rôles&quot;, il y a deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il faut attribuer le rôle de porte-parole.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> <br /> ===Feuille de route===<br /> ====Ajouter un point à l'ordre du jour===A<br /> Il suffit d'ajouter une carte avec comme titre ledit point dans la colonne de gauche &quot;À l'ordre du jour&quot;, mais pour faire les choses consciencieusement, il pourrait y avoir trois étapes :<br /> *'''créer une carte''' avec comme titre ledit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles===<br /> ====Attribuer un rôle====<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle, si on le remplace), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis sur &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> ====Ajouter un rôle===A<br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte, idéalement dans la colonne correspondante : un rôle pour l'association (première colonne), un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du festival (deuxième colonne) ou un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du pôle d'action ou pour l'organisation (troisième colonne).<br /> <br /> ====Indiquer si le groupe est ouvert ou non====<br /> Comme la feuille &quot;rôle&quot; présente en même temps tous les groupes de travail (parce qu'elle présente le rôle de porte-parole pour chaque groupe de travail), c'est peut-être un endroit adapté pour indiquer si le groupe de travail est ouvert ou s'il y a assez de monde. On peut le faire avec les étiquettes.<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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<p>Bdonnier : /* Comment ajouter des étiquettes ? */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (pas besoin d'en créer comme ci-dessous). Pour la feuille de route, il y a des étiquettes en bleu pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent). Pour le document &quot;rôles&quot;, il y a deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il faut attribuer le rôle de porte-parole.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> <br /> ===Feuille de route===<br /> ====Ajouter un point à l'ordre du jour===A<br /> Il suffit d'ajouter une carte avec comme titre ledit point dans la colonne de gauche &quot;À l'ordre du jour&quot;, mais pour faire les choses consciencieusement, il pourrait y avoir trois étapes :<br /> *'''créer une carte''' avec comme titre ledit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles===<br /> ====Attribuer un rôle====<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle, si on le remplace), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis sur &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> ====Ajouter un rôle===A<br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte, idéalement dans la colonne correspondante : un rôle pour l'association (première colonne), un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du festival (deuxième colonne) ou un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du pôle d'action ou pour l'organisation (troisième colonne).<br /> <br /> ====Indiquer si le groupe est ouvert ou non====<br /> Comme la feuille &quot;rôle&quot; présente en même temps tous les groupes de travail (parce qu'elle présente le rôle de porte-parole pour chaque groupe de travail), c'est peut-être un endroit adapté pour indiquer si le groupe de travail est ouvert ou s'il y a assez de monde. On peut le faire avec les étiquettes.<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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<p>Bdonnier : /* Comment ajouter des étiquettes ? */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (pas besoin d'en créer comme ci-dessous).<br /> *Pour la feuille de route : des étiquettes en bleu pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent).<br /> *Pour le document &quot;Rôles&quot; : deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il faut attribuer le rôle de porte-parole.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> <br /> ===Feuille de route===<br /> ====Ajouter un point à l'ordre du jour===A<br /> Il suffit d'ajouter une carte avec comme titre ledit point dans la colonne de gauche &quot;À l'ordre du jour&quot;, mais pour faire les choses consciencieusement, il pourrait y avoir trois étapes :<br /> *'''créer une carte''' avec comme titre ledit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles===<br /> ====Attribuer un rôle====<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle, si on le remplace), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis sur &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> ====Ajouter un rôle===A<br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte, idéalement dans la colonne correspondante : un rôle pour l'association (première colonne), un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du festival (deuxième colonne) ou un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du pôle d'action ou pour l'organisation (troisième colonne).<br /> <br /> ====Indiquer si le groupe est ouvert ou non====<br /> Comme la feuille &quot;rôle&quot; présente en même temps tous les groupes de travail (parce qu'elle présente le rôle de porte-parole pour chaque groupe de travail), c'est peut-être un endroit adapté pour indiquer si le groupe de travail est ouvert ou s'il y a assez de monde. On peut le faire avec les étiquettes.<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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<p>Bdonnier : </p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;Rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (pas besoin d'en créer comme ci-dessous).<br /> *Pour la feuille de route : en bleu, pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent).<br /> *Pour le document &quot;Rôles&quot; : deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il faut attribuer le rôle de porte-parole.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> <br /> ===Feuille de route===<br /> ====Ajouter un point à l'ordre du jour===A<br /> Il suffit d'ajouter une carte avec comme titre ledit point dans la colonne de gauche &quot;À l'ordre du jour&quot;, mais pour faire les choses consciencieusement, il pourrait y avoir trois étapes :<br /> *'''créer une carte''' avec comme titre ledit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles===<br /> ====Attribuer un rôle====<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle, si on le remplace), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis sur &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> ====Ajouter un rôle===A<br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte, idéalement dans la colonne correspondante : un rôle pour l'association (première colonne), un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du festival (deuxième colonne) ou un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du pôle d'action ou pour l'organisation (troisième colonne).<br /> <br /> ====Indiquer si le groupe est ouvert ou non====<br /> Comme la feuille &quot;rôle&quot; présente en même temps tous les groupes de travail (parce qu'elle présente le rôle de porte-parole pour chaque groupe de travail), c'est peut-être un endroit adapté pour indiquer si le groupe de travail est ouvert ou s'il y a assez de monde. On peut le faire avec les étiquettes.<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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<p>Bdonnier : /* Rôles : attribuer un rôle */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> <br /> <br /> ===Feuille de route : ajouter un point à l'ordre du jour===<br /> Il suffit d'ajouter une carte avec comme titre ledit point dans la colonne de gauche &quot;À l'ordre du jour&quot;, mais pour faire les choses consciencieusement, il pourrait y avoir trois étapes :<br /> *'''créer une carte''' avec comme titre ledit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles : attribuer un rôle===<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle, si on le remplace), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis sur &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> ===Rôles : ajouter un rôle===<br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte, idéalement dans la colonne correspondante : un rôle pour l'association (première colonne), un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du festival (deuxième colonne) ou un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du pôle d'action ou pour l'organisation (troisième colonne).<br /> <br /> ===Rôles : indiquer si le groupe est ouvert ou non===<br /> Comme la feuille &quot;rôle&quot; présente en même temps tous les groupes de travail (parce qu'elle présente le rôle de porte-parole pour chaque groupe de travail), c'est peut-être un endroit adapté pour indiquer si le groupe de travail est ouvert ou s'il y a assez de monde. On peut le faire avec les étiquettes.<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;Rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (pas besoin d'en créer comme ci-dessous).<br /> *Pour la feuille de route : en bleu, pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent).<br /> *Pour le document &quot;Rôles&quot; : deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il faut attribuer le rôle de porte-parole.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Deck_-_comment_%C3%A7a_marche_%3F&diff=719 2019-11-29T10:18:41Z

<p>Bdonnier : /* Feuille de route : ajouter un point à l&#039;ordre du jour */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> <br /> <br /> ===Feuille de route : ajouter un point à l'ordre du jour===<br /> Il suffit d'ajouter une carte avec comme titre ledit point dans la colonne de gauche &quot;À l'ordre du jour&quot;, mais pour faire les choses consciencieusement, il pourrait y avoir trois étapes :<br /> *'''créer une carte''' avec comme titre ledit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles : attribuer un rôle===<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> ===Rôles : ajouter un rôle===<br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte, idéalement dans la colonne correspondante : un rôle pour l'association (première colonne), un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du festival (deuxième colonne) ou un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du pôle d'action ou pour l'organisation (troisième colonne).<br /> <br /> ===Rôles : indiquer si le groupe est ouvert ou non===<br /> Comme la feuille &quot;rôle&quot; présente en même temps tous les groupes de travail (parce qu'elle présente le rôle de porte-parole pour chaque groupe de travail), c'est peut-être un endroit adapté pour indiquer si le groupe de travail est ouvert ou s'il y a assez de monde. On peut le faire avec les étiquettes.<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;Rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (pas besoin d'en créer comme ci-dessous).<br /> *Pour la feuille de route : en bleu, pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent).<br /> *Pour le document &quot;Rôles&quot; : deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il faut attribuer le rôle de porte-parole.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Deck_-_comment_%C3%A7a_marche_%3F&diff=718 2019-11-29T10:16:45Z

<p>Bdonnier : /* Feuille de route : ajouter un point à l&#039;ordre du jour */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> <br /> <br /> ===Feuille de route : ajouter un point à l'ordre du jour===<br /> Il suffit d'ajouter une carte avec comme titre ledit point dans la colonne &quot;À l'ordre du jour&quot; (colonne de gauche), mais pour faire les choses consciencieusement, il pourrait y avoir trois étapes pour ajouter un point :<br /> *'''créer une carte''' avec comme titre ledit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles : attribuer un rôle===<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> ===Rôles : ajouter un rôle===<br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte, idéalement dans la colonne correspondante : un rôle pour l'association (première colonne), un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du festival (deuxième colonne) ou un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du pôle d'action ou pour l'organisation (troisième colonne).<br /> <br /> ===Rôles : indiquer si le groupe est ouvert ou non===<br /> Comme la feuille &quot;rôle&quot; présente en même temps tous les groupes de travail (parce qu'elle présente le rôle de porte-parole pour chaque groupe de travail), c'est peut-être un endroit adapté pour indiquer si le groupe de travail est ouvert ou s'il y a assez de monde. On peut le faire avec les étiquettes.<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;Rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (pas besoin d'en créer comme ci-dessous).<br /> *Pour la feuille de route : en bleu, pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent).<br /> *Pour le document &quot;Rôles&quot; : deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il faut attribuer le rôle de porte-parole.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

Bdonnier https://wiki.alternatyv.ch/index.php?title=Deck_-_comment_%C3%A7a_marche_%3F&diff=717 2019-11-29T10:16:14Z

<p>Bdonnier : /* Feuille de route : ajouter un point à l&#039;ordre du jour */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> <br /> <br /> ===Feuille de route : ajouter un point à l'ordre du jour===<br /> Il suffit d'ajouter une carte avec ledit point dans la colonne &quot;À l'ordre du jour&quot; (colonne de gauche), mais pour faire les choses consciencieusement, il pourrait y avoir trois étapes pour ajouter un point :<br /> *'''créer une carte''' en lui donnant le nom dudit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles : attribuer un rôle===<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> ===Rôles : ajouter un rôle===<br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte, idéalement dans la colonne correspondante : un rôle pour l'association (première colonne), un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du festival (deuxième colonne) ou un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du pôle d'action ou pour l'organisation (troisième colonne).<br /> <br /> ===Rôles : indiquer si le groupe est ouvert ou non===<br /> Comme la feuille &quot;rôle&quot; présente en même temps tous les groupes de travail (parce qu'elle présente le rôle de porte-parole pour chaque groupe de travail), c'est peut-être un endroit adapté pour indiquer si le groupe de travail est ouvert ou s'il y a assez de monde. On peut le faire avec les étiquettes.<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;Rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (pas besoin d'en créer comme ci-dessous).<br /> *Pour la feuille de route : en bleu, pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent).<br /> *Pour le document &quot;Rôles&quot; : deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il faut attribuer le rôle de porte-parole.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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<p>Bdonnier : /* Rôles : ajouter un rôle */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> <br /> <br /> ===Feuille de route : ajouter un point à l'ordre du jour===<br /> Il pourrait y avoir trois étapes pour ajouter un point :<br /> *'''créer une carte''' en lui donnant le nom dudit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles : attribuer un rôle===<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> ===Rôles : ajouter un rôle===<br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte, idéalement dans la colonne correspondante : un rôle pour l'association (première colonne), un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du festival (deuxième colonne) ou un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du pôle d'action ou pour l'organisation (troisième colonne).<br /> <br /> ===Rôles : indiquer si le groupe est ouvert ou non===<br /> Comme la feuille &quot;rôle&quot; présente en même temps tous les groupes de travail (parce qu'elle présente le rôle de porte-parole pour chaque groupe de travail), c'est peut-être un endroit adapté pour indiquer si le groupe de travail est ouvert ou s'il y a assez de monde. On peut le faire avec les étiquettes.<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;Rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (pas besoin d'en créer comme ci-dessous).<br /> *Pour la feuille de route : en bleu, pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent).<br /> *Pour le document &quot;Rôles&quot; : deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il faut attribuer le rôle de porte-parole.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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<p>Bdonnier : /* Comment ajouter des étiquettes ? */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> <br /> <br /> ===Feuille de route : ajouter un point à l'ordre du jour===<br /> Il pourrait y avoir trois étapes pour ajouter un point :<br /> *'''créer une carte''' en lui donnant le nom dudit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles : attribuer un rôle===<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> ===Rôles : ajouter un rôle===<br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte, idéalement dans la colonne correspondante : un rôle pour l'association (première colonne), un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du festival (deuxième colonne) ou un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du pôle d'action (troisième colonne).<br /> <br /> ===Rôles : indiquer si le groupe est ouvert ou non===<br /> Comme la feuille &quot;rôle&quot; présente en même temps tous les groupes de travail (parce qu'elle présente le rôle de porte-parole pour chaque groupe de travail), c'est peut-être un endroit adapté pour indiquer si le groupe de travail est ouvert ou s'il y a assez de monde. On peut le faire avec les étiquettes.<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;Rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (pas besoin d'en créer comme ci-dessous).<br /> *Pour la feuille de route : en bleu, pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent).<br /> *Pour le document &quot;Rôles&quot; : deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il faut attribuer le rôle de porte-parole.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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<p>Bdonnier : /* Comment ajouter des étiquettes ? */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> <br /> <br /> ===Feuille de route : ajouter un point à l'ordre du jour===<br /> Il pourrait y avoir trois étapes pour ajouter un point :<br /> *'''créer une carte''' en lui donnant le nom dudit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles : attribuer un rôle===<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> ===Rôles : ajouter un rôle===<br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte, idéalement dans la colonne correspondante : un rôle pour l'association (première colonne), un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du festival (deuxième colonne) ou un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du pôle d'action (troisième colonne).<br /> <br /> ===Rôles : indiquer si le groupe est ouvert ou non===<br /> Comme la feuille &quot;rôle&quot; présente en même temps tous les groupes de travail (parce qu'elle présente le rôle de porte-parole pour chaque groupe de travail), c'est peut-être un endroit adapté pour indiquer si le groupe de travail est ouvert ou s'il y a assez de monde. On peut le faire avec les étiquettes.<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;Rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (pas besoin d'en créer comme ci-dessous).<br /> *Pour la feuille de route : en bleu, pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent).<br /> *Pour le document &quot;Rôles&quot; : deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il faut attribuer le rôle.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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<p>Bdonnier : /* Rôles : ajouter un rôle */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> <br /> <br /> ===Feuille de route : ajouter un point à l'ordre du jour===<br /> Il pourrait y avoir trois étapes pour ajouter un point :<br /> *'''créer une carte''' en lui donnant le nom dudit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles : attribuer un rôle===<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> ===Rôles : ajouter un rôle===<br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte, idéalement dans la colonne correspondante : un rôle pour l'association (première colonne), un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du festival (deuxième colonne) ou un rôle de porte-parole d'un groupe de travail du pôle d'action (troisième colonne).<br /> <br /> ===Rôles : indiquer si le groupe est ouvert ou non===<br /> Comme la feuille &quot;rôle&quot; présente en même temps tous les groupes de travail (parce qu'elle présente le rôle de porte-parole pour chaque groupe de travail), c'est peut-être un endroit adapté pour indiquer si le groupe de travail est ouvert ou s'il y a assez de monde. On peut le faire avec les étiquettes.<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;Rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (pas besoin d'en créer comme ci-dessous).<br /> *Pour la feuille de route : en bleu, pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent).<br /> *Pour le document &quot;Rôles&quot; : deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il y a déjà suffisamment de personnes.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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<p>Bdonnier : /* Rôles : indiquer si le groupe est ouvert ou non */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> <br /> <br /> ===Feuille de route : ajouter un point à l'ordre du jour===<br /> Il pourrait y avoir trois étapes pour ajouter un point :<br /> *'''créer une carte''' en lui donnant le nom dudit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles : attribuer un rôle===<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> ===Rôles : ajouter un rôle===<br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte (voir &quot;Comment ajouter une carte&quot; ci-dessous).<br /> <br /> ===Rôles : indiquer si le groupe est ouvert ou non===<br /> Comme la feuille &quot;rôle&quot; présente en même temps tous les groupes de travail (parce qu'elle présente le rôle de porte-parole pour chaque groupe de travail), c'est peut-être un endroit adapté pour indiquer si le groupe de travail est ouvert ou s'il y a assez de monde. On peut le faire avec les étiquettes.<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;Rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (pas besoin d'en créer comme ci-dessous).<br /> *Pour la feuille de route : en bleu, pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent).<br /> *Pour le document &quot;Rôles&quot; : deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il y a déjà suffisamment de personnes.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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<p>Bdonnier : /* Rôles : attribuer un rôle ou en ajouter un */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> <br /> <br /> ===Feuille de route : ajouter un point à l'ordre du jour===<br /> Il pourrait y avoir trois étapes pour ajouter un point :<br /> *'''créer une carte''' en lui donnant le nom dudit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles : attribuer un rôle===<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> ===Rôles : ajouter un rôle===<br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte (voir &quot;Comment ajouter une carte&quot; ci-dessous).<br /> <br /> ===Rôles : indiquer si le groupe est ouvert ou non===<br /> On peut le faire avec les étiquettes (voir &quot;Comment ajouter des étiquettes&quot; ci-dessous).<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;Rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (pas besoin d'en créer comme ci-dessous).<br /> *Pour la feuille de route : en bleu, pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent).<br /> *Pour le document &quot;Rôles&quot; : deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il y a déjà suffisamment de personnes.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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<p>Bdonnier : /* Comment ajouter des étiquettes ? */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> <br /> <br /> ===Feuille de route : ajouter un point à l'ordre du jour===<br /> Il pourrait y avoir trois étapes pour ajouter un point :<br /> *'''créer une carte''' en lui donnant le nom dudit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles : attribuer un rôle ou en ajouter un===<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte (voir &quot;Comment ajouter une carte&quot; ci-dessous).<br /> <br /> ===Rôles : indiquer si le groupe est ouvert ou non===<br /> On peut le faire avec les étiquettes (voir &quot;Comment ajouter des étiquettes&quot; ci-dessous).<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route ou le document &quot;Rôles&quot; des étiquettes déjà existantes (pas besoin d'en créer comme ci-dessous).<br /> *Pour la feuille de route : en bleu, pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail (si pertinent).<br /> *Pour le document &quot;Rôles&quot; : deux étiquettes, pour indiquer si le groupe est ouvert ou s'il y a déjà suffisamment de personnes.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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<p>Bdonnier : /* Rôles : indiquer si le groupe est ouvert ou non */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> <br /> <br /> ===Feuille de route : ajouter un point à l'ordre du jour===<br /> Il pourrait y avoir trois étapes pour ajouter un point :<br /> *'''créer une carte''' en lui donnant le nom dudit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles : attribuer un rôle ou en ajouter un===<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte (voir &quot;Comment ajouter une carte&quot; ci-dessous).<br /> <br /> ===Rôles : indiquer si le groupe est ouvert ou non===<br /> On peut le faire avec les étiquettes (voir &quot;Comment ajouter des étiquettes&quot; ci-dessous).<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route des étiquettes déjà existantes (pas besoin d'en créer comme ci-dessous) : en bleu, pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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<p>Bdonnier : /* Rôles : attribuer un rôle ou en ajouter un */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> <br /> <br /> ===Feuille de route : ajouter un point à l'ordre du jour===<br /> Il pourrait y avoir trois étapes pour ajouter un point :<br /> *'''créer une carte''' en lui donnant le nom dudit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles : attribuer un rôle ou en ajouter un===<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte (voir &quot;Comment ajouter une carte&quot; ci-dessous).<br /> <br /> ===Rôles : indiquer si le groupe est ouvert ou non===<br /> On peut le faire avec les étiquettes (voir &quot;ajouter des étiquettes&quot; ci-dessous).<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route des étiquettes déjà existantes (pas besoin d'en créer comme ci-dessous) : en bleu, pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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<p>Bdonnier : /* Rôles : attribuer un rôle ou en ajouter un */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> <br /> <br /> ===Feuille de route : ajouter un point à l'ordre du jour===<br /> Il pourrait y avoir trois étapes pour ajouter un point :<br /> *'''créer une carte''' en lui donnant le nom dudit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles : attribuer un rôle ou en ajouter un===<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points (à droite de chaque carte), puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;. Pour retirer un autre utilisateur à qui la carte est assignée (soit lui enlever le rôle), il faut cliquer sur son image de profil dans le volet latéral de la carte correspondante, puis &quot;Supprimer l'utilisateur de la carte&quot;.<br /> <br /> Pour ajouter un rôle, il suffit d'ajouter une carte (voir &quot;ajouter une carte&quot; ci-dessous).<br /> <br /> ===Rôles : indiquer si le groupe est ouvert ou non===<br /> On peut le faire avec les étiquettes (voir &quot;ajouter des étiquettes&quot; ci-dessous).<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route des étiquettes déjà existantes (pas besoin d'en créer comme ci-dessous) : en bleu, pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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<p>Bdonnier : /* Feuille de route : ajouter un point à l&#039;ordre du jour */</p> <hr /> <div>Cette page sert à expliquer quelques fonctionnalités de Deck, et leur utilisation pour les documents &quot;feuille de route&quot; et &quot;rôles&quot;. Les gifs sont empruntés à la page [https://deck.readthedocs.io/en/latest/User_documentation_en/ user documentation].<br /> <br /> <br /> <br /> ===Feuille de route : ajouter un point à l'ordre du jour===<br /> Il pourrait y avoir trois étapes pour ajouter un point :<br /> *'''créer une carte''' en lui donnant le nom dudit point<br /> *'''idéalement, lui attribuer une ou deux étiquettes''' pour indiquer le type de point (information/décision, proposition, question) et, si pertinent, le groupe de travail dont il provient<br /> *'''ajouter, si nécessaire, une description du point'''<br /> <br /> ===Rôles : attribuer un rôle ou en ajouter un===<br /> Le plus simple est que chaque personne ayant un rôle se l'attribue elle-même : pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points présents à droite de chaque carte, puis sur &quot;M'assigner la carte&quot;.<br /> <br /> ===Comment ajouter une carte ?===<br /> Ce n'est pas très compliqué, et au cas où, il faut appuyer sur &quot;Enter&quot; (après avoir entré le texte) pour créer la carte (ce qu'on ne voit pas avec le gif).<br /> <br /> [[File:EN_create_task.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter des étiquettes ?===<br /> Il y a pour la feuille de route des étiquettes déjà existantes (pas besoin d'en créer comme ci-dessous) : en bleu, pour indiquer le type de point (information/prise de décision, proposition, question) et en gris pour indiquer le groupe de travail.<br /> <br /> [[File:EN_put_infos.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment ajouter une description ?===<br /> Si nécessaire, il est possible de donner des précisions sur le point (et même d'ajouter une pièce jointe).<br /> <br /> [[File:EN_put_infos_2.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Comment archiver une carte ou afficher les cartes archivées ?===<br /> <br /> Il y a une option d'archivage des points qui a l'air pratique, à voir si on veut l'utiliser ou non :<br /> <br /> [[File:EN archive.gif|1000px]]<br /> <br /> ===Pourquoi utiliser Deck ?===<br /> C'est vrai que c'est moins commun qu'un document texte, mais cet outil reste super facile d'accès (directement sur le cloud dans la barre du haut), il est pratique pour tenir à jour une liste de rôles (il suffit à chacun de cliquer sur &quot;m'assigner la carte&quot; et les rôle sont attribués), et il est surtout plus approprié qu'un document texte pour la feuille de route (puisqu'on peut facilement déplacer les points lorsqu'ils sont plus à l'ordre du jour, et qu'on peut les catégoriser avec des étiquettes).</div>

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