Organisation

Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 "structure de l'organisation en 2019" (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.

Pour une question spécifique, il y a une magnifique FAQ avec les questions listées dans le sommaire

Groupes de travail et réunions de grand comité

Il faut peut-être commencer par faire la distinction suivante dans l’organisation de l’association : il y a, d’un côté, tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.

Les groupes de travail sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.

Les réunions de grand comité ont lieu a priori mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival et le pôle d’action. C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).

Groupes de travail

Les différents groupes de travail, dont la liste se trouve ici (lien à venir), sont indépendants pour tout ce qui ne concerne qu'eux-mêmes (par exemple en administration, rédiger les dossiers de demande de fonds, ou en lineup, gérer le contact avec les intervenant-e-s). Mais dès qu'ils prennent une décision qui implique soit un autre groupe de travail, soit la programmation/forme du festival, soit l'image de l'association, ils en informent le reste de l'association via la feuille de route (voir ci-après) (par exemple en administration, la définition du budget, ou en lineup, la programmation).

Le but n'est pas de rediscuter ensuite, en réunion de grand comité, de toutes les décisions prises, le but est de tenir informées les personnes de l'association (par exemple en administration, d'informer les groupes de travail du budget qui leur est attribué, ou en lineup, de tenir au courant le reste de l'association de l'évolution de la programmation). Les groupes de travail peuvent aussi poser des questions ouvertes s'ils souhaitent explicitement en rediscuter en réunion de grand comité (par exemple en administration, demander quel budget a besoin tel groupe de travail, ou en lineup, si telle activité convient aux autres).

Une décision d'un groupe de travail peut tout de même être contestée ou rediscutée en réunion de grand comité (par exemple en administration, un groupe de travail qui demande un plus grand budget, ou en lineup, quelqu'un qui trouverait que telle activité ne convient pas) : AlternatYv se veut horizontal, et le grand comité est d'ailleurs chargé, selon les statuts, de "veiller à ce que les groupes de travail respectent les buts de l’association". Mais pour autant, et il faut le souligner autant que possible, le but n'est pas de devoir rediscuter de chaque point pendant les réunions de grand comité.

Rôles dans les groupes de travail

Les groupes de travail s’organisent comme bon leur semble (à eux de choisir par exemple si un rôle de responsable est utile). En revanche, ils sont tenus d’attribuer un rôle porte-parole (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, du moment qu’il est attribué) et un rôle binôme (mais trouver un autre nom) (un rôle pour décharger quiconque dans le groupe de travail de la peur de prendre une responsabilité : on sait cette personne s’être mise à sa disposition si l’on a besoin d’un coup de main)

• Porte-Parole d’un groupe de travail: responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites séances, s’il fallait préciser) ; responsable aussi de mettre à jour son nom sur la feuille de route.
• "Binôme" (mais trouver un autre nom): se met à disposition pour aider, informer ou rediriger toute personne du groupe de travail ayant besoin d’un coup de main ! Responsable aussi d’intégrer toute nouvelle personne dans le groupe, et de mettre à jour son nom sur le wiki.

Feuille de route

Pour faciliter la communication entre les groupes de travail et le reste de l'association, les groupes de travail indiquent sur l’intermédiaire qu’est la feuille de route (lien à venir) lorsqu'une décision prise implique :

• un autre groupe de travail : c'est là une question de coordination entre les groupes de travail.
• la programmation/forme du festival : cela devrait essentiellement concerner la lineup, et l'idée est de tenir informé tout le monde de l'évolution de la programmation. Encore une fois, il faut peut-être souligner que cela ne signifie pas que les réunions de grand comité remplacent la lineup : on ne fait pas le travail de la lineup pendant une réunion de grand comité, la lineup informe simplement le reste de l’association de ce qu’elle fait.
• l'image de l'association : cela relève à vrai dire du bon sens. Ce point sert d’ailleurs de garde-fou : lorsqu'un groupe de travail (ici également du pôle d'action) organise quelque chose qui engage l'image de l'association, il le communique, de sorte que si quelqu’un souhaitait formuler un désaccord (parce que contraire aux statuts, parce que trop politisé, trop militant, etc.), cela reste possible.

Ils peuvent aussi formuler le point sous forme de question, s’ils souhaitent explicitement en discuter en réunion de grand comité.

Il est également possible d'ajouter un point à titre personnel sur la feuille de route, ou d'ajouter n'importe quel point dont on souhaiterait discuter en commun, puisqu'elle constitue l'ordre du jour d'une réunion de grand comité par la suite.

Réunions de grand comité

Les réunions de grand comité sont l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival. C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).

L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait correspondre aux points de la feuille de route ; pour structurer ces points et les communiquer à l’association, un rôle est attribué (voir ci-dessous)

Elles ont lieu a priori une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous)

Rôles dans les réunions de grand comité

Il y a trois sortes de rôles à attribuer pour ces réunions : ceux d’ordre organisationnel (pour être sûr que les réunions fonctionnent), ceux de porte-parole des groupes de travail (à attribuer en groupe de travail) et ceux qui relèvent du grand comité (qui ne concernent pas directement les réunions mais qu’il faut répartir pour le bon fonctionnement de l’association). On peut alors dresser la liste suivante :

• Responsable de la prochaine réunion : ce rôle est super important, et il consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à faire un frama/doodle et trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce a priori dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (par exemple selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, qu’ils sont informatifs (des décisions prises) ou si ce sont des questions ouvertes dont il faudra discuter, etc.), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.
• responsable de modérer la séance : il n’est peut-être pas inutile d’attribuer un rôle à la modération, mais surtout à la gestion du temps.
• responsable de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route
• porte-paroles des groupes de travail : chaque groupe de travail concerné est censé être représenté par un porte-parole (au groupe de travail d’attribuer ce rôle).
• responsable(s) des listes de membres et des cotisations
• responsable(s) des boîtes mails
• responsable(s) de la page Facebook
• responsable(s) de la page Instagram
• responsable(s) du site internet
• responsable(s) de la newsletter

Petit comité / Grand comité

La distinction petit comité / grand comité ne change pas :

L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. (Ce point est le garde-fou pour que les décisions importantes de l'association ne puissent pas être prises par une majorité de personnes venues juste une fois à une réunion de grand comité.)

À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire

FAQ

Je n’ai pas envie de lire toute la page : en résumé, ça donne quoi ?

(c'est quand même une bonne idée de lire la page, un résumé risque et d'être indigeste, et de perdre en clarté, mais en voilà une tentative.)

En gros, l'organisation de l'association est ramenée à deux trucs : d'un côté, tous les groupes de travail (du festival, du pôle d'action, et ceux qui servent à l'organisation, par exemple, des sorties de cohésion ou de l'AG), et de l'autre, les "réunions de grand comité", qui sont le meltingpot de toutes les séances où l'on voudrait s'occuper de la coordination et de la prise de décision. Pour être sûr que tout cela fonctionne, il y a alors des rôles bien définis et une "feuille de route" en ligne pour se tenir informé-e-s parmi.

Les groupes de travail sont indépendants, donc ils s'organisent et prennent leurs décisions tout seuls, mais quand ce sont des décisions importantes, ils le communiquent via la "feuille de route", simplement de sorte que les autres soient au courant (ils peuvent aussi demander l'avis des autres en posant une question). Ils ont ensuite un rôle à attribuer (comme ils veulent : tournant, divisé, à pile ou face, égal, mais attribué), à savoir celui de porte-parole : le porte-parole est responsable de représenter le groupe de travail aux réunions de grand comité, et donc, s'il fallait préciser, de venir lorsqu'un point sur la feuille de route concerne le groupe (mais par exemple, le groupe bénévole n'a peut-être pas besoin d'un porte-parole en janvier).

Ensuite, il y a les réunions de grand comité, a priori une fois par mois. Elles sont ouvertes à tou-te-s, et donc en tout temps, une porte d'entrée pour l'association, ou l'endroit pour lancer un nouveau projet/groupe de travail (ce sont les rôles récupérés des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action). Elles servent ensuite, pendant la période "creuse" (en gros d'octobre à juin) à avoir un aperçu de ce qu'il se passe dans l'association, à discuter des trucs à discuter, également à dire si on n'est pas d'accord avec une décision d'un groupe de travail (mais pas à rediscuter de tout), et à se faire une idée de comment évolue la programmation (mais pas à faire le travail de la lineup, il faut bien faire la distinction). Avant le festival, entre juin et septembre, elles servent essentiellement à coordonner les groupes de travail du festival. Pour s'assurer que ces réunions fonctionnent, il y a quelques rôle attribués (agender la réunion, la modérer, prendre le pv et mettre à jour la feuille de route) en plus des rôles de porte-parole des groupes de travail et de quelques rôles relatifs au fonctionnement de l'association (s’occuper des listes de membres et des cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internet et de la newsletter).

Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?

Il y a une adresse qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)

Si une décision "importante" ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?

Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision "importante", de sorte que si quelqu'un voulait formuler un désaccord, cela soit possible : cela veut donc dire qu'une décision "importante" prise en groupe de travail avant d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité doit être annulable (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler).

Le meilleur moyen d'éviter cela est d'anticiper.

S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail, égal) et laisser une discussion possible !

La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?

Il y a un-e responsable d'agender la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !

Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail

Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant pourquoi (en commentaire sur la feuille de route par exemple).

Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route

Il suffit, sur le coup, de consulter le point "feuille de route" de cette même page : tout y est expliqué.

Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être trop longues ?

Le but d'avoir une feuille de route, une porte-parole définie pour les groupes de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de modératrice/gardienne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.

Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?

Oui, mais il y a un garde-fou : voir le point "grand comité / petit comité".

Je dois signer un contrat, je fais quoi ?

Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un membre du petit comité (Isolde Escallier, Maude Ehrbar ou Théophile Schenker).

Qu'est-ce qui est remboursé, et comment se faire rembourser ?

Sont remboursés :

• les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés
• les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café dans un café)

Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faut en discuter en réunion de grand comité (donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).

Pour se faire rembourser, il faut :

• garder la quittance
• envoyer celle-ci (ou un scan, ou une photo mais de préférence de bonne qualité) au/à la trésorier/ère
• indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité

Structure de l'organisation en 2019

Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires pour toi, tu peux passer au point suivant, (pourquoi quoi changer). Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :

Fonctionnement de l'association

L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc."

Petit comité / Grand comité

L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.

NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire

Rôles du grand comité

Les tâches du grand comité sont les suivantes :

• Organisation
  • convoquer les séances de grand comité
  • convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires
  • accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres
  • s’occuper des cotisations
• Communication
  • s’occuper des boîtes mail de l’association
  • organiser la communication de l’association sur différents supports
    • Facebook
    • Instagram
    • Newsletter
    • Site internet
• Gestion courante et décisions
  • prendre les décisions relatives au budget
  • veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association
  • veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association
  • prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle

NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)

Pourquoi quoi changer ?

Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :

• Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)
• Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival
• Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)

Il est donc proposé les choses suivantes :

• Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)
• Ajouter une "feuille de route", un support écrit où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination
• Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la séance, de communiquer l'odj et de modérer la séance, et de représenter les groupes de travail)
• Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet
• Et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action, puisqu'elles ne trouvent plus d'utilité

Cela donne la restructuration ci-dessus.