Festival:administration

le groupe administration c'est très clairement le groupe le plus cool de l'organisation

il sert à trouver du cash, remplir des papiers et même des formulaires en ligne (description à mettre à jour)

Inventaires des frais du festival

	2018	2017	2016
Communication	Fr. 3'417.45	3882.9	4808.96
T-shirts des bénévoles	Fr. 1'486.80	1'775.50	1427.40
Publicité Facebook	Fr. 280.90	300.35	558.75
Site internet	Fr. 81.60	81.60	81.60
Affiches, flyers et programmes	Fr. 1'054.35	1'466.20	1387.80
Participation à la communication aux étés d'Yverdon	Fr. 500.00	/	/
Conférence de presse	/	204.05	381.15
Promotion (marché)	Fr. 13.80	55.20	211.90
Cendriers de poche et goodies	/	/	760.36
Location de locaux	Fr. 1'432.60	1420.00	2'200.00
Amalgame	Fr. 862.60	800.00	0.00
Caves du château - location (prix : 780)	Fr. 0.00	0.00	0.00
Caves du château (intendance) (prix : 210)	Fr. 210.00	0.00	0.00
Salle Léon Michaud - location (prix : 740)	Fr. 0.00	0.00	740.00
Salle Léon Michaud (intendance) (prix : 160)	Fr. 160.00	0.00	160.00
Aula Magna - location (prix : 1000)	Fr. 0.00	0.00	920.00
Aula Magna (intendance) (prix : 200)	Fr. 200.00	0.00	200.00
Temple	/	0.00	/
Salle de la Paroisse	/	620.00	/
Échandole	/	/	180.00
Logistique et matériel	Fr. 2'763.85	3437.65	6'787.05
Frais d'électricité et infrastructure électrique	Fr. 0.00	0.00	2183.95
Transport de matériel	Fr. 97.75	60.00	148.00
Vaisselle et poubelles (STRID)	Fr. 789.15	403.60	783.50
Son et lumière (Sonotec)	Fr. 1'580.00	1'623.30	495.00
Matériel divers pour ateliers	Fr. 256.95	510.75	237.50
Location tentes, bancs et tables	Fr. 40.00	840.00	1832.50
Toilettes sèches	/	/	972.75
Décoration - Signalétique	Fr. 367.90	1291.05	2172.25
Matériel décoration	Fr. 367.90	111.05	1137.60
Bâche et flags AlternatYv	/	1180.00	/
Bâche PVC (400 x 150 cm)	/	/	1034.65
Bénévoles : restauration et défraiements	Fr. 1'428.35	2205.50	4928.65
Bons du festival	Fr. 1'274.00	1'710.40	1946.00
Repas et collations des bénévoles	Fr. 154.35	495.10	1072.65
Brunch de remerciement	/	/	1910.00
Sécurité, assurance et autorisations	Fr. 1'198.90	1959.6	2562.35
Sécurité	Fr. 839.80	1'407.15	1346.95
Assurance RC	Fr. 99.10	352.10 (tipi)	133.40
Autorisations	Fr. 260.00	200.00	0.00
Secouristes	/	/	1082.00
Programmation : Artistes et intervenant·e·s	Fr. 1'920.61	2'082.75	909.60
Droits d'auteur	Fr. 1'035.70	1'025.80	808.3
Catering et remerciement artistes	Fr. 266.00	336.50	101.3
Remboursement des frais de déplacement	Fr. 618.91	720.45	/
Frais de fonctionnement	Fr. 97.85	403.20	484.1
Bar	Fr. 2'924.23	2'027.75	2'980.15
Total charges	Fr. 15'551.74	18'710.05	27'699.71

Cet inventaire est simplement constitué des différents budgets des trois dernières éditions. NB qu’une barre oblique (/) indique que la catégorie n’a pas existé dans le budget de l’année correspondante, tandis que 0.00 indique qu’une gratuité a été obtenue. Pour les montants détaillés, cf. « pièces comptables » sur le cloud. Informations supplémentaires : Bénédict Donnier

Modèle:Anchor INVENTAIRE DES SPONSORS

Le festival est jusqu’à présent majoritairement financé par des sponsors externes, listés ci-après. NB qu’un souci de cohérence restreint la recherche de fonds auprès de sponsors éthiques (fonds publiques et fondations privées en priorité). NB que « Stiftung » se traduit en français par « fondation ».* Sponsors potentiels ayant déjà soutenu le festival

NB que la FMB et le COSY ne sont pas des sources de financement exclues, mais dont il faudrait bien discuter avant de les solliciter*

• • Fondation Michèle Berset (FMB) : 10'000.- CHF (2017-8)

Contact intermédiaire : Bénédict Donnier

*

• • Agenda21 (Agenda2030) (Ville d’Yverdon) : 11'000.- CHF (2016), 4000.- CHF (2017-8)

Contact intermédiaire : Théophile Schenker, Bénédict Donnier

*

• • Ville d’Yverdon (gratuité des salles) : env. 3'000.- CHF (2016-7), env. 2'000.- CHF (2018)

Contact intermédiaire : Théophile Schenker

*

• • Conseil des Séniors d’Yverdon (COSY) : 1'000.- CHF (2018)

Contact intermédiaire : Théophile Schenker

*

• • Jaiunprojet.ch (SPJ) : 10'000.- CHF (2016, pour le CDJY)

Contact : Frédéric Cerchia, contact intermédiaire : Mathilde Marendaz, Bénédict Donnier, Mathias Ortega

* Nouveaux sponsors potentiels (liste établie entre février 2017 et août 2018)

Informations supplémentaires : Bénédict Donnier*

• • Loterie Romande (LORO)

Délais pour les dossiers : https://www.entraide.ch/fr/vaud/delais-et-calendrier

Informations supplémentaires : Bénédict Donnier

*

• • Retraites populaires

https://www.retraitespopulaires.ch/contact/yverdon

*

• • Ernst-Göner Stiftung

http://www.ernst-goehner-stiftung.ch/index.php/fr/Philanthropie/Environnement

*

• • Avina Stiftung
  • Club services : Kiwanis, Rotary, Lion’s, etc.

Contact intermédiaire : Nicola Santacroce (Kiwanis), Ella-Mona Chevalley (autres)

Informations supplémentaires : Bénédict Donnier

*

• • Big effect

http://www.big-effects.org/contact/

*

• • Fondation Juvene

Fondation Juvene

*

• • Fondation Audemers PiguetFondation Audemars Piguet
  • Fondation Oneature

http://www.onenaturefoundation.org/

*

• • BCV

Banque cantonale vaudoise

*

• • Fondation Hoffman – Morges

Fondation Hoffmann - Morges

*

• • Leclanché

Leclanché

*

• • Boxer bières

Boxer  bière

*

• • Groupe Orllatti SA

Groupe Orllati SA

*

• • Sylvac

Sylvac

*

• • Bardusch

Bardusch

*

• • Bureau Ehe

http://bureau-ehe.ch/

* Sponsors ayant déjà soutenu le festival et impossibles à solliciter à nouveau

• • Fédération Suisse des Parlements de Jeunes : 1'500.- CHF (2016), 1'000.- CHF (2017)

NB que c’était possible uniquement avec le conseil des jeunes

* Sponsors déjà contactés avec réponse négative

• • Fond Vaudois de Sensibilisation à la Culture (FVSC) : 5'000.- CHF (2018)
  • Stiftung Mercator : 8'000.- CHF (2017)
  • Office Fédéral des Assurances Sociales (OFAS) : 10'000.- CHF (2017)
  • Fondation Symphasis : 8'000.- CHF (2017)
  • Greenpeace (2017)
  • HEIG (2017)
  • ADNV (2017)
  • ProNatura (2017)
  • Terre et Nature (2017)
  • GLAJ (2017)
  • WWF (2017)
  • Salamandre (2017)

Modèle:Anchor AUTRES IDÉES DE FINANCEMENT / DE RÉDUCTION DES FRAIS

• Brunch de soutien : cf. chapitre spécifique (2017-8)
• Cotisations de l’association (2018)
• Partenariats et prêts à l’amiable divers (cf. festival – logistique) (2016-8)
• Plantes à prix libre en vente au stand info (2018)

Informations : Isabelle Sumy

NB18 : proposer autre chose que des plantes pour soutenir l’association ?

* Échange de service (brunch 2017)

Informations : Mathilde Marendaz

* Loto de soutien

• Crowfunding

NB problème des contreparties, mais bonne communication supplémentaire

* Prix libre pour certaines activités du festival

Modèle:Anchor DOSSIER DE PRÉSENTATION ET RAPPORT D’ACTIVITÉ

La tâche la plus conséquente du groupe administration consiste à créer un dossier de présentation pour la recherche de fonds. Des exemples sont disponibles sur le drive (sous /admin). NB que tous les rapports d’activité se trouvent sous /festival2018/admin/rapports d’activité) NB que des photos de l’édition 2018, représentatives, permettraient d’illustrer un dossier.

Revue de presse : www.alternatyv.ch/medias

NB : indiquer clairement, si l’on s’adresse à des financeurs antérieurs à 2018, que les coordonnées bancaires d’AlternatYv ont changé (auparavant CDJY)

Modèle:Anchor POLICE DU COMMERCE (AUTORISATIONS, MACARONS DE STATIONNEMENT, FORMULAIRE POCAMA, ASSURANCE RC, MARCHÉ, ACCESSIBILITÉ DE LA PLACE PESTALOZZI, RESPONSABILITÉ SANITAIRE, VENTE D’ALCOOL, HORAIRE, LIMITES DE BRUIT)

Contact : Inspecteur Dany Flück, informations supplémentaires : Théophile Schenker

NB que les démarches avec la POLCOM ont été jusqu’ici effectuées aux alentours de juillet* Autorisation : demander une autorisation pour la manifestation et transmettre le plan précis de la place Pestalozzi

• Macarons de stationnement : demander des macarons pour le montage, la mise en place des stands et le démontage
• Formulaire POCAMA : c’est un formulaire cantonal pour toute manifestation. Normalement 3 mois avant l’événement, mais il vaut mieux un formulaire complet et tardif que l’inverse ; délai aux alentours de juillet.

Informations : Théophile Schenker, Bénédict Donnier

NB : formulaires 2016-8 disponibles sur le drive* Assurance RC pour le festival : dès lors que le festival vend de l’alcool, il faut une RC. Jusqu’à présent, AlternatYv est passé, pour cela, par le frère de Mathilde Marendaz

Informations : Théophile Schenker, Mathilde Marendaz

NB qu’en tant qu’association, il existe des assurances RC annuelles* Marché : « la PolCom est l'interlocuteur premier pour le marché. AlternatYv PEUT EVENTUELLEMENT s'accorder avec le marché : si AlternatYv veut commencer à 9h du matin, c'est possible ! Devant le temple ou devant le château vers les caves, il y a aussi de la place ! Dany Flück va transmettre bientôt un plan de la place à Morgane. Il y sera marqué les emplacements habituellement occupés par le marché. Mettre 10 stands le matin, par exemple, c'est possible. Attention, devant l'hôtel de ville, c'est pas possible de mettre des choses ! Les gens du marché arrivent à 6h. Le marché commence vers 8h30. Il faut venir monter les stands avant 8h30 !!! Dans ce cas-là un plan de la place sera à transmettre à Polcom (qui eux transmettront au service du feu,..) Les heures de mise en place sont : 6h00-8h00. Et le marché se termine autour de 13h00. Libre au comité d'organisation de discuter avec les personnes du marché. Une collaboration ou un partenariat est possible. » (Rencontre avec la POLCOM, 2016)

• Accessibilité de la place Pestalozzi :
  • Le passage sur la place Pestalozzi : il s'agit du passage qui commence à la fin de la rue Pestalozzi, qui fait le tour du château par le nord et débouche à la jonction de la rue du casino et du pont de la plaine. Ce passage est en théorie TOUJOURS fermé. Fermer ce passage, ça ne change rien ; mais on ne peut pas empêcher les gens d'utiliser cet espace, si jamais il y a un déménagement par exemple. Les livraisons des magasins passent aussi par ce chemin.
  • ATTENTION : il faut laisser un passage pour les véhicules de sécurité, pompiers, ambulances, etc... Cette contrainte vaut pour ce passage, mais pour toute la place Pestalozzi ! Les différents services d'urgence doivent pouvoir avoir accès au site.
• Responsabilité sanitaire : en premier lieu, c'est vers AlternatYv que la PolCom va se tourner. AlternatYv doit donc s'assurer que tous les stands respectent les normes d'hygiènes basiques !

Informations : Service de la Consommation et des Affaires Vétérinaires

NB si grillades ou autres, attention aux normes par rapport au feu

Informations : Service de Défense Incendie et Secours* Vente d’alcool : la demande pour le vin / bière passe par la demande Pocama

NB : Entre 4h et 10h du matin, interdiction de vendre de l'alcool. Il est interdit de servir de l’alcool si l’on est mineur [réf.] (ndlr : à vérifier, cette information se trouve dans le PV de la rencontre en 2016 avec la police du commerce) (attention aux bénévoles bars). Veiller aux indications aux bars (vente de vin, bière et cidre 16, vente du reste 18).* Horaire : NB que si l’événement dépasse 00h00, il faut une demande spéciale (jusqu’à 3h00 max.)

• Limites de bruit :
  • Concert en intérieur : a priori pas de limite => évidemment il faut respecter les limites imposées par le lieu, mais attention au bruit.
  • Concert à l'extérieur : au plus tard fin à minuit, 93 décibels max.

Modèle:Anchor SÉCURITÉ ET SAMARITAINS

Les samaritains ne sont pas nécessaires (informations supplémentaires : Andrea Coduri). Les agents de sécurité ne sont pas nécessaires pendant la journée (pas plus de 3'000 personnes au pic de présence, pas de lieu à risque). Reste la nécessité d’avoir des agents sur la place Pestalozzi pour la nuit de samedi à dimanche : * Un maître chien + un chien (Pitbull sécurité) : 22h-8h (2018)

NB que c’est Stéphane, et que c’est le minimum (sinon 2 agents nécessaires)

Contact : Stéphane Meige, informations supplémentaires : Nicola Santacroce, Anatole Schenker

NB18 (de Stéphane) qu’un agent de sécurité, c’est trop peu pour surveiller toute la place

Modèle:Anchor DIVERS

• Mariages : les deuxième et quatrième samedi du mois, des mariages ont lieux à l’hôtel de ville : informer le service de la population qu’il y aura une manifestation sur la place ?
• Avertir les gens autour (restos, etc.) que le festival aura lieu ?

« Contact avec les terrasses de la place Pestalozzi : ne pas les contacter trop tôt, ils vont peut-être oublier. S’ils veulent faire des choses en plus que leur terrasse, et donc faire un stand ou autre par exemple, il faut alors que nous les incluons. A voir si les jeunes veulent contacter les terrasses/restaurants/bars pour savoir s’ils veulent faire qqch bio ou autre dans leur menu, par exemple. » (2016)