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=== {{anchor|Toc2794206}} <span style="color:#1f3763;">RETOURS 2016-8</span> ===
===retours 2016-2019 [à venir]===
 
 
 
 
{| style="border-spacing:0;width:15.984cm;"
|- style="border:0.5pt solid #000000;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.191cm;padding-right:0.191cm;"
|| Pour faire mieux
|| * '''Améliorer la répartition des bénévoles&nbsp;: chaque responsable transmet sa demande en bénévoles (16-18)<ref name="ftn1">'''Je n’aurais pas eu besoin d’un bénévole durant toute la journée. Pour l’année prochaine on pourrait envisager que chaque responsable de salle communique ses besoins en bénévoles pour éviter d’avoir des bénévoles à qui on a rien à faire faire (18)'''<br/>'''Pour ma part je n'ai pas eu le droit a mon bénévole-esclave et j'en aurait eu bien besoin ! Pas assez de bénévoles j'ai eu l'impression mais je ne suis pas sur. (18)'''<br/>'''Il m'a semblé y avoir pas mal de bénévoles désoeuvré.es à certains moments. (18)'''<br/>'''Bénévoles : être plus que Dana pour faire l'horaire de tout le monde ! Et coordonner les besoins bénévoles avec les personnes à qui des bénévoles sont attribués, et avoir des bénévoles ""bonus"" si possible ! (18)'''<br/>'''Je suis consciente que c’est difficile de toujours prévoir à l’avance mais s’il vous faut des bénévoles, transmettez-le. Pas facile de devoir trouver des gens de dernière minutes quand déjà de base il y a un manque :) Mais rien de grave, bravo à tous! (18)'''<br/><span style="color:#c45911;">'''''PROPOSITION''</span> Améliorer la répartition des bénévoles par responsables -> chaque responsable fait sa demande en bénévole (18)'''<br/>'''beaucoup de bénévoles sont venus mais n’avaient rien à faire (16)'''</ref>
* D’avantage de bénévoles samedi matin pour le montage<ref name="ftn2">le samedi matin il manquait des bénévoles pour le montage ( dès 8h00 mais j'ai écrit ça dans la boite à amélioration déjà) (18)<br/>Il faut prévoir des bénévoles plus tôt le samedi matin, pour aider au montage (18)<br/><span style="color:#c45911;">''STAND INFO''</span> Avoir des bénévoles pour le montage dès le matin 8h00 (18)</ref>
* Attention aux quantités des repas communs<ref name="ftn3">Doubler les rations pour les repas bénévoles ! 200 g par personne pour des pâtes par ex. (18)<br/>Repas orgas/bénévoles : avoir plus à manger dans l'espace bénévole ? (et c'est sympathique les chips m-budget mais quand dehors il y a une exposition sur la souveraineté alimentaire, je pense qu'on peut dépenser 2.- en cohérence) Ah et je m'interroge aussi sur l'indication 4-6 personnes sur un paquet de 500gr de pâtes, mais à mon avis, c'est possible de plutôt compter 2 personnes ! (18)</ref>
* Prévoir qqch (de cohérent) à manger en permanence à l’espace bénévole<ref name="ftn4">plus de nourriture bénévole (18)</ref>
* Proposer davantage de repas communs&nbsp;? (pendant le festival)<ref name="ftn5"><span style="color:#c45911;">''PROPOSITION''</span> Remplacer le système de bon par des repas en commun (18)</ref>
* Prévoir des couvertures pour ceux qui dormiraient au château<ref name="ftn6">Quelques couvertures si des gens veulent dormir au château (18)</ref>
* Mieux organiser l’espace repos<ref name="ftn7">Le coin bénévole du haut n'était pas très accueillant (pas de déco et pas beaucoup de place pour se poser) et pas très utilisé, on aurait pu l'utiliser autrement (espace de rangement par exemple) (18)</ref>
* Prévoir un bénévole pour compter les gens et des «&nbsp;clic clics&nbsp;»<ref name="ftn8">Un "tic-tic" (aucune idée du nom) et un bénévole pour compter les gens :) (18)<br/>Comptage : prendre des compteurs (clic-clic) pour faciliter le comptage (17)</ref> (17-18)
* Prévoir quelque chose pour l’espace bénévole, une occupation pour ceux qui doivent y rester toute la journée (17)<ref name="ftn9">Prévoir quelque chose pour l’espace bénévole, une occupation pour ceux qui doivent y rester toute la journée (17)</ref>
 
 
|- style="border:0.5pt solid #000000;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.191cm;padding-right:0.191cm;"
|| Points forts
|| * Espace bénévole sur le lieu du festival (mais attention à la proximité avec d’autres activités) (17)<ref name="ftn10">Coin bénévole : bien qu’il soit sur le lieu du festival et non au check point, mais ennuyeux et long pour les responsables bénévoles (17)<br/>Coin bénévole à côté d’activités  peut être repensé (17)</ref>
* Le groupe bénévoles allait bien, comme ils étaient 6, ils pouvaient se permettre de faire un tournus (16)<ref name="ftn11">Le groupe bénévoles allait bien, comme ils étaient 6, ils pouvaient se permettre de faire un tournus (16)</ref>
* Possibilité de se reposer au Checkpoint (16)<ref name="ftn12">possibilité de se reposer au Checkpoint (16)</ref>
 
 
|- style="border:0.5pt solid #000000;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.191cm;padding-right:0.191cm;"
|| Archives
|| * Mieux organiser les bons (17)<ref name="ftn13">Mieux organiser les bons (17)</ref>
* Bénévole propreté (besoin de plus de monde) (17)<ref name="ftn14">Bénévole propreté ?  besoin de plus de monde (17)</ref>
* Checkpoint loin du site (16)<ref name="ftn15">le fait que le checkpoint est un peu loin du site (16)</ref>
* Mieux définir ce qui est gratuit ou non (16)<ref name="ftn16">Plusieurs organisateurs prenaient des bouteilles de Kombucha, il faudrait définir ce qui est gratuit ou pas</ref>
 
 
 
 
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<references/>

Version du 19 novembre 2019 à 00:23

description à venir du groupe bénévole

Modèle:Anchor ÉCHÉANCIER

  • Début avril : avoir fini le formulaire d’inscription
  • Mi-avril : date de mise en ligne du formulaire + guide du parfait bénévole
  • Fin août : clôture des inscriptions
  • Début septembre : planning 1ère version (montrer au groupe coordination avant les bénévoles pour éviter les incohérences)
  • Début septembre : planning définitif (= date d’envoi du mail aux bénévoles, assez en avance pour éviter les désistements)
  • Une semaine avant le festival : date limite pour les désistements ou modifications d’horaire (ou autres demandes)
  • Une semaine avant le festival : réunion(s) de briefing, si nécessaire



Modèle:Anchor RECRUTEMENT DES BÉNÉVOLES

Plusieurs moyens pour recruter les bénévoles sont proposés (2017-8) :* Affiches (gymnase, uni, …)

  • Formulaire + animations sur le site web


NB coordonner avec la communication [réf.]* Associations d’aide aux migrants /personnes en difficultés (EVAM , CSIR, SPOP, AJE, OCTP, GAMYR )

  • Envoyer un mail différent aux anciens bénévoles pour leur proposer ‘personnellement’ de refaire le festival


Modèle:Anchor INSCRIPTIONS

  • A faire avant la mise en ligne des inscriptions :
    • Réarranger le formulaire d’inscriptions de l’année passée pour l’adapter à cette année (demander où en sont les affiches/quand mettre en ligne les inscriptions)
    • Rédiger un mail pour réinviter les anciens bénévoles à se réinscrire cette année (à envoyer lors de la mise en ligne des inscriptions)
  • A faire/penser après la mise en ligne des inscriptions :
    • Commencer à préparer le guide du parfait bénévoles (cf. celui de l’année passée) + mail à envoyer avant le festival (cf. celui des années précédentes)
    • Demander personnellement aux bénévoles s’ils ont de l’expérience dans la restauration/service au bar (amalgame) – message/mail après inscriptions pour aussi donner confirmation ?
    • Bons ? réimprimer des nouveaux ou garder ceux de l’année passée ? combien ?
    • Commencer à regarder quelle salle/quoi prévoir
    • Fait-on un questionnaire feedback ?



Modèle:Anchor RÉUNIONS DE BRIEFING BÉNÉVOLES AVANT LE FESTIVAL (2017)

Deux réunions de briefing pour les bénévoles ont été organisées en 2017 (deux afin que tout le monde puisse y assister), ce qui n’a pas été jugé nécessaire pour 2018. Les buts étaient les suivants :* Faire le tour des lieux, leur montrer où aller et à qui s’adresser en cas de problème

  • Leur parler des valeurs du festival et du thème de l’année
  • Leur distribuer un guide du parfait bénévole
  • Organiser un goûter (cakes, thés, biscuits, sirops, etc.)
  • Vérifier si des gens ne viennent pas. Leur envoyer un mail supplémentaire (voir message si pas de réponse)


Modèle:Anchor MAIL D’INFORMATIONS PRÉ-FESTIVAL

Un mail d’informations est envoyé aux bénévoles avant le festival, afin de les informer de :* Infos importantes

  • Dates des réunions pré-festival


NB s’il y en a une, cf. point ci-dessus [réf.]* Joindre le guide du parfait bénévole + horaire

  • Parler du thème vite fait
  • Mettre les numéros importants
  • Désistements : les personnes qui se désistent doivent se trouver un remplaçant !!



Modèle:Anchor RETOURS INTERNES (2017)

  • Varier les occupations (pas toute la journée au bar p.ex)
  • Respecter au mieux l’échéancier et prévoir un maximum
  • Prévoir beaucoup mieux la planification fine (enlever le groupe divers et les répartir dans des tâches plus précises)
  • Prévoir un voir deux bénévoles pour épauler le responsable qui accueille les intervenants
  • Mieux définir les tâches des différents postes de travail et éviter le travail inutile (p. ex. distribution de foyers abusive)
  • Mieux organiser la journée de démontage
  • Prévoir la journée de montage beaucoup mieux (moins de monde, estimer la charge de travail aux différentes heures pour pas qu’ils aient rien à faire, faire une planification « fine »)
  • Mieux organiser leur confort (zones, …)
  • Questionnaire de retour spécial bénévoles
  • Éviter les ambigüités, doubles interprétations dans les mails



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