Festival:bénévoles

description à venir du groupe bénévole

Échéancier

• Début avril : avoir fini le formulaire d’inscription
• Mi-avril : date de mise en ligne du formulaire + guide du parfait bénévole
• Fin août : clôture des inscriptions
• Début septembre : planning 1ère version (montrer au groupe coordination avant les bénévoles pour éviter les incohérences)
• Début septembre : planning définitif (= date d’envoi du mail aux bénévoles, assez en avance pour éviter les désistements)
• Une semaine avant le festival : date limite pour les désistements ou modifications d’horaire (ou autres demandes)
• Une semaine avant le festival : réunion(s) de briefing, si nécessaire

Trouver des bénévoles

Plusieurs moyens pour recruter les bénévoles sont proposés (2017-8) :

• Affiches (gymnase, uni, …)
• Formulaire + animations sur le site web

NB coordonner avec la communication [réf.]

• Associations d’aide aux migrants /personnes en difficultés (EVAM , CSIR, SPOP, AJE, OCTP, GAMYR )
• Envoyer un mail différent aux anciens bénévoles pour leur proposer ‘personnellement’ de refaire le festival

Inscriptions

• A faire avant la mise en ligne des inscriptions :
  • Réarranger le formulaire d’inscriptions de l’année passée pour l’adapter à cette année (demander où en sont les affiches/quand mettre en ligne les inscriptions)
  • Rédiger un mail pour réinviter les anciens bénévoles à se réinscrire cette année (à envoyer lors de la mise en ligne des inscriptions)
• A faire/penser après la mise en ligne des inscriptions :
  • Commencer à préparer le guide du parfait bénévoles (cf. celui de l’année passée) + mail à envoyer avant le festival (cf. celui des années précédentes)
  • Demander personnellement aux bénévoles s’ils ont de l’expérience dans la restauration/service au bar (amalgame) – message/mail après inscriptions pour aussi donner confirmation ?
  • Bons ? réimprimer des nouveaux ou garder ceux de l’année passée ? combien ?
  • Commencer à regarder quelle salle/quoi prévoir
  • Fait-on un questionnaire feedback ?

Réunion de briefing avant le festival (2017)

Deux réunions de briefing pour les bénévoles ont été organisées en 2017 (deux afin que tout le monde puisse y assister), ce qui n’a pas été jugé nécessaire pour 2018. Les buts étaient les suivants :

• Faire le tour des lieux, leur montrer où aller et à qui s’adresser en cas de problème
• Leur parler des valeurs du festival et du thème de l’année
• Leur distribuer un guide du parfait bénévole
• Organiser un goûter (cakes, thés, biscuits, sirops, etc.)
• Vérifier si des gens ne viennent pas. Leur envoyer un mail supplémentaire (voir message si pas de réponse)

Mail d'infos pré-festival

Un mail d’informations était envoyé aux bénévoles avant le festival, afin de les informer de :

• Infos importantes
• Dates des réunions pré-festival

NB s’il y en a une, cf. point ci-dessus [réf.]* Joindre le guide du parfait bénévole + horaire

• Parler du thème vite fait
• Mettre les numéros importants
• Désistements : les personnes qui se désistent doivent se trouver un remplaçant !!

Retours internes (2017)

• Varier les occupations (pas toute la journée au bar p.ex)
• Respecter au mieux l’échéancier et prévoir un maximum
• Prévoir beaucoup mieux la planification fine (enlever le groupe divers et les répartir dans des tâches plus précises)
• Prévoir un voir deux bénévoles pour épauler le responsable qui accueille les intervenants
• Mieux définir les tâches des différents postes de travail et éviter le travail inutile (p. ex. distribution de foyers abusive)
• Mieux organiser la journée de démontage
• Prévoir la journée de montage beaucoup mieux (moins de monde, estimer la charge de travail aux différentes heures pour pas qu’ils aient rien à faire, faire une planification « fine »)
• Mieux organiser leur confort (zones, …)
• Questionnaire de retour spécial bénévoles
• Éviter les ambigüités, doubles interprétations dans les mails