Festival:bénévoles

La synthèse des retours 2016-9 et le contenu des alternarchives 2016-8 correspondants ont été importés sur cette page du wiki. Les retours méritent certainement de rester en l’état, puisqu’ils sont à jour et qu’ils soulignent les points auxquels porter une attention particulière cette année. En revanche, les alternarchives ne prennent pas en compte la dernière édition du festival et certaines informations sont susceptibles d’être obsolètes : une mise à jour et/ou une réorganisation est bienvenue !

Retours 2016-2019

Les retours ne sont ici pas référencés (une question d’importation) : pour des retours complets, voir ici ; le jeu de flèches est expliqué ici

↓ Point à améliorer, propositions

• Faire un tournus pour les responsables accueil bénévole, sinon prévoir de quoi s’occuper (↑16↓17-18-19)
• Mieux organiser le planning pour les bénévoles (↓19)
• Rangement : assigner une responsabilité pour l’espace bénévole/stockage (↓18-19)
• Prévoir à manger en permanence à l’espace bénévole (↓18-19)
• Prévoir des couvertures pour ceux qui dormiraient au château (↓18-19)

↑ Point forts

• Améliorer la répartition des bénévoles : chaque responsable transmet sa demande en bénévoles (↓16-18↑19)
• D’avantage de bénévoles samedi matin pour le montage (↓18↑19)
• Attention aux quantités des repas communs (↓18↑19)
• Mieux organiser les bons (↓17↑18-19)
• Bénévole propreté (besoin de plus de monde) (17↑18-19)
• Espace bénévole sur le lieu du festival (mais attention à la proximité avec d’autres activités) (↓16↑17-19)
• Mieux définir ce qui est gratuit ou non (↓16↑17-19)

↕ Archives : retours et propositions dont l’actualité n’est plus jugée pertinente

• Proposer davantage de repas communs ? (pendant le festival) (↓18)
• Mieux organiser l’espace repos (↓18)
• Prévoir un bénévole pour compter les gens et des « clic clics » (↓17-18)
• Possibilité de se reposer au Checkpoint (↑16)

Échéancier

• Début avril : avoir fini le formulaire d’inscription
• Mi-avril : date de mise en ligne du formulaire + guide du parfait bénévole
• Fin août : clôture des inscriptions
• Début septembre : planning 1ère version (montrer au groupe coordination avant les bénévoles pour éviter les incohérences)
• Début septembre : planning définitif (= date d’envoi du mail aux bénévoles, assez en avance pour éviter les désistements)
• Une semaine avant le festival : date limite pour les désistements ou modifications d’horaire (ou autres demandes)
• Une semaine avant le festival : réunion(s) de briefing, si nécessaire

Trouver des bénévoles

Plusieurs moyens pour recruter les bénévoles sont proposés (2017-8) :

• Affiches (gymnase, uni, …)
• Formulaire + animations sur le site web

NB coordonner avec la communication [réf.]

• Associations d’aide aux migrants /personnes en difficultés (EVAM , CSIR, SPOP, AJE, OCTP, GAMYR )
• Envoyer un mail différent aux anciens bénévoles pour leur proposer ‘personnellement’ de refaire le festival

Inscriptions

• A faire avant la mise en ligne des inscriptions :
  • Réarranger le formulaire d’inscriptions de l’année passée pour l’adapter à cette année (demander où en sont les affiches/quand mettre en ligne les inscriptions)
  • Rédiger un mail pour réinviter les anciens bénévoles à se réinscrire cette année (à envoyer lors de la mise en ligne des inscriptions)
• A faire/penser après la mise en ligne des inscriptions :
  • Commencer à préparer le guide du parfait bénévoles (cf. celui de l’année passée) + mail à envoyer avant le festival (cf. celui des années précédentes)
  • Demander personnellement aux bénévoles s’ils ont de l’expérience dans la restauration/service au bar (amalgame) – message/mail après inscriptions pour aussi donner confirmation ?
  • Bons ? réimprimer des nouveaux ou garder ceux de l’année passée ? combien ?
  • Commencer à regarder quelle salle/quoi prévoir
  • Fait-on un questionnaire feedback ?

Réunion de briefing avant le festival (2017)

Deux réunions de briefing pour les bénévoles ont été organisées en 2017 (deux afin que tout le monde puisse y assister), ce qui n’a pas été jugé nécessaire pour 2018. Les buts étaient les suivants :

• Faire le tour des lieux, leur montrer où aller et à qui s’adresser en cas de problème
• Leur parler des valeurs du festival et du thème de l’année
• Leur distribuer un guide du parfait bénévole
• Organiser un goûter (cakes, thés, biscuits, sirops, etc.)
• Vérifier si des gens ne viennent pas. Leur envoyer un mail supplémentaire (voir message si pas de réponse)

Mail d'infos pré-festival

Un mail d’informations était envoyé aux bénévoles avant le festival, afin de les informer de :

• Infos importantes
• Dates des réunions pré-festival

NB s’il y en a une, cf. point ci-dessus [réf.]* Joindre le guide du parfait bénévole + horaire

• Parler du thème vite fait
• Mettre les numéros importants
• Désistements : les personnes qui se désistent doivent se trouver un remplaçant !!

Retours internes (2017)

• Varier les occupations (pas toute la journée au bar p.ex)
• Respecter au mieux l’échéancier et prévoir un maximum
• Prévoir beaucoup mieux la planification fine (enlever le groupe divers et les répartir dans des tâches plus précises)
• Prévoir un voir deux bénévoles pour épauler le responsable qui accueille les intervenants
• Mieux définir les tâches des différents postes de travail et éviter le travail inutile (p. ex. distribution de foyers abusive)
• Mieux organiser la journée de démontage
• Prévoir la journée de montage beaucoup mieux (moins de monde, estimer la charge de travail aux différentes heures pour pas qu’ils aient rien à faire, faire une planification « fine »)
• Mieux organiser leur confort (zones, …)
• Questionnaire de retour spécial bénévoles
• Éviter les ambigüités, doubles interprétations dans les mails