Organisation

Cette page présente la manière dont l'association se coordonne et prend ses décisions, telle proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 2 "structure de l'organisation en 2019" (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.

Groupes de travail et Réunions de grand comité

L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant six groupes de travail : administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique et restauration) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés). À cela s'ajoutent encore des groupes de travail d'ordre organisationnel, selon les nécessités du calendrier de l'association : préparer la séance de lancement du festival, accueillir les nouvelles personnes, organiser une sortie de cohésion, organiser l'AG, etc.

Toutes la coordination et les prises de décisions (pour l'association, le festival et le pôle d'action) se font en réunions de grand comité, des réunions a priori mensuelles, mais dont la fréquence est calquée sur les besoins. C'est pendant ces réunions, ouvertes à toutes et tous, qu'on peut avoir une vue d'ensemble sur ce qu'il se passe, lancer un nouveau projet, discuter de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. Les rôles répartis pour ces réunions et les documents servant de support sont détaillés ci-dessous.

En parallèle encore, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc.

Communication des groupes de travail

Les différents groupes de travail, dont la liste se trouve ici (lien à venir), sont indépendants pour tout ce qui ne concerne qu'eux-mêmes (par exemple en administration, rédiger les dossier de demande de fonds, ou en lineup, gérer le contact avec les intervenant-e-s). Mais dès qu'ils prennent une décision qui implique soit un autre groupe de travail, soit la programmation du festival, soit l'image de l'association, ils en informent le reste de l'association via la feuille de route (par exemple en administration, la définition du budget, ou en lineup, la programmation).

Le but n'est pas de soumettre toute décision à l'autorité des réunions de pilotage, le but est de tenir informées les personnes de l'association (par exemple en administration, d'informer les groupes de travail du budget qui leur est réparti, et en lineup, de tenir au courant le reste de l'association de l'évolution de la programmation).

Bien sûr, une décision d'un groupe de travail peut être contestée et rediscutée en réunion de grand comité (par exemple en administration, un groupe de travail qui demande un plus grand budget, ou en lineup, quelqu'un qui trouverait que tel événement n'est pas approprié) : AlternatYv se veut horizontal, et le grand comité est d'ailleurs chargé, selon les statuts, de "veiller à ce que les groupes de travail respectent les statuts". Mais pour autant, le but n'est pas de devoir rediscuter de tout pendant les séances.

Petit comité / Grand comité

L'association comprend un petit comité, juridiquement correct, élu à l'assemblée générale et composé

Réunions de grand comité 2.0

Pour assurer le fonctionnement de ces réunions de grand comité, quelques rôles sont attribués, et, ajoutés aux responsabilités du grand comité nécessitant un rôle défini, on peut dresser la liste suivante :

• organisation
  • agender la prochaine séance (y.c.
  • s'occuper des listes des membres et du paiement des cotisations
• communication
  • boîtes mail
  • Facebook
  • Instagram
  • Newsletter
  • Site internet
• coordination
  • porte-parole de son groupe de travail

À ces rôles à distribuer en réunion de grande comité, il faut ajouter quelques responsabilités incombant aux groupes de travail

• Inscrire les points importants sur la feuille de route
• S'assurer qu'un responsable sera présent, si nécessaire, à la réunion

Structure de l'organisation en 2019

Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires pour toi, tu peux passer au point suivant, (pourquoi quoi changer). Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :

"Fonctionnement de l'association

L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc."

Petit comité / Grand comité

L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.

NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire

Rôles du grand comité

Les tâches du grand comité sont les suivantes :

• Organisation
  • convoquer les séances de grand comité
  • convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires
  • accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres
  • s’occuper des cotisations
• Communication
  • s’occuper des boîtes mail de l’association
  • organiser la communication de l’association sur différents supports
    • Facebook
    • Instagram
    • Newsletter
    • Site internet
• Gestion courante et décisions
  • prendre les décisions relatives au budget
  • veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association
  • veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association
  • prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle

NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)"

Pourquoi quoi changer ?

Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :

• Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)
• Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival
• Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)

Il est donc proposé les choses suivantes :

• Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)
• Ajouter une "feuille de route", un support écrit où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination
• Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la séance, de communiquer l'odj et de modérer la séance, et de représenter les groupes de travail)
• Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet
• Et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action, puisqu'elles ne trouvent plus d'utilité

Cela donne la restructuration ci-dessus.