Organisation

Cette page présente la manière dont l'association s'organise, se coordonne et prend ses décisions, telle que proposée en novembre 2019. Pour toutes les personnes familières avec l'ancienne organisation qui souhaiteraient comprendre en quoi consistent les changements, il est recommandé de commencer la lecture au point 3 "structure de l'organisation en 2019" (voir le sommaire), qui explique ensuite ce qui change et pourquoi.

Pour une question spécifique, il y a une super FAQ avec les questions dans le sommaire.

Groupes de travail et réunions de grand comité

En gros, il y a d’un côté tous les groupes de travail, où l’on avance concrètement dans les tâches spécifiques auxdits groupes, et de l’autre côté, les réunions de grand comité, qui sont l’endroit de discussion commune, de coordination entre les groupes de travail, et de prise de décision pour l’association.

Les groupes de travail sont ceux du festival (administration, bénévoles, communication, décoration, lineup, logistique), ceux du pôle d’action (correspondants à chacun des projets en cours) et ceux d’ordre organisationnel, au gré du calendrier de l’association (organisation de la séance de lancement du festival, de la sortie cohésion, accueil des nouvelles personnes, organisation de l’AG, etc.). Il y a encore parfois en parallèle des groupes « informels », volontairement dissociés de l’association, pour des récoltes de signature, actions plus militantes, etc.

Les réunions de grand comité ont lieu a priori mensuellement et sont donc l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d’action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).

Groupes de travail

Les différents groupes de travail sont indépendants : ils s'organisent pour remplir leurs tâches, et prennent leurs décisions en conséquence. Mais lorsqu'ils prennent une décision "importante" (cet épithète sera un peu précisé plus bas), ils en informent le reste de l'association. Le premier but est simplement de se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Le second but est de laisser possible une rediscussion de ces décisions importantes : on a dit plus haut qu’il y avait d’un côté les groupes de travail, et de l’autre les réunions de grand comité pour discuter, se coordonner et, en général, avoir le dernier mot sur toute décision, puisque ouvertes à tout le monde, elles sont, dans un souci d’horizontalité, l’endroit le plus légitime pour prendre une décision définitive. Cela veut donc dire qu’une décision importante prise en groupe de travail peut être rediscutée par la suite en réunion de grand comité, et les groupes de travail doivent en tenir compte. Mais pour autant, et il faut le souligner autant que possible, le but n'est surtout pas de devoir rediscuter, pendant les réunions de grand comité, de chaque décision.

Rôles dans les groupes de travail

Les groupes de travail s’organisent comme bon leur semble (à eux de choisir par exemple si un rôle de responsable est utile). En revanche, ils sont tenus d’attribuer un rôle porte-parole (peu importe si c’est un rôle fixe, tournant, tenu par plusieurs, distribué à pile ou face, du moment qu’il est attribué) et, si pertinent, un rôle binôme ? (mais trouver un autre nom) (un rôle pour décharger quiconque dans le groupe de travail de la peur de prendre une responsabilité : on sait cette personne s’être mise à sa disposition si l’on a besoin d’un coup de main)

• Porte-Parole d’un groupe de travail: responsable de représenter le groupe de travail en réunion de grand comité (et donc responsable de venir auxdites séances lorsque le groupe est concerné) ; personne de contact pour le groupe de travail, et responsable aussi de mettre à jour son nom sur la feuille "rôles".
• "Binôme ?" (mais trouver un autre nom): se met à disposition pour aider, informer ou rediriger toute personne du groupe de travail ayant besoin d’un coup de main ! Responsable aussi de mettre à jour son nom sur le wiki. ? (c'est une proposition)

Décisions "importantes" et feuille de route

C'est sur l’intermédiaire qu’est la feuille de route que les groupes de travail sont censés indiquer leurs décisions "importantes". Il faut comprendre le terme "important" au sens propre : c'est ce qui est important, et ça relève a priori du bon sens. Mais on peut autrement proposer, pour mettre en relief le but de cette communication des décisions importantes, qu'on considérera une décision "importante" lorsqu'elle implique :

• un autre groupe de travail : c'est là une question de coordination entre les groupes de travail.
• la programmation/forme du festival : cela devrait essentiellement concerner la lineup, et l'idée est simplement de tenir informé tout le monde de l'évolution de la programmation.
• l'image de l'association : cela relève à vrai dire du bon sens, mais lorsqu'un groupe de travail (ici également du pôle d'action) organise quelque chose qui engage l'image de l'association, il le communique, d'ailleurs de sorte que si quelqu’un souhaitait en rediscuter, ça reste possible.

La feuille de route sert ensuite de base pour l'ordre du jour d'une réunion de grand comité : il y a donc une partie de points simplement informatifs (tel groupe indique qu'il a pris telle décision), dont on ne doit en principe pas rediscuter (sauf en cas de désaccord).

Si un groupe de travail souhaite explicitement discuter d'un point en réunion de grand comité, il peut le poser sous forme de question sur la feuille de route (pour demander l'avis des autres, ou des informations).

Si l’on souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, c’est ici qu’on peut ajouter un point pour le proposer (ou pour indiquer qu’on a déjà lancé un nouveau projet / groupe de travail).

Il est également possible d'ajouter un point à titre personnel sur la feuille de route, si l'on souhaite discuter de quelque chose qui concerne toute l'association.

Réunions de grand comité

Les réunions de grand comité sont l’endroit pour s’informer, se coordonner et discuter des décisions prises/à prendre pour l’association en général comme pour le festival (et le pôle d'action). C’est aussi une porte d’entrée pour l’association (les réunions sont ouvertes à tou-te-s), et un endroit pour proposer un nouveau projet/groupe de travail (ce qui correspond au rôle des anciennes réunions du pôle d’action).

L’ordre du jour d’une réunion de grand comité devrait à peu près correspondre aux points de la feuille de route ; pour structurer ces points et les communiquer à l’association, un rôle est attribué (voir ci-dessous).

Elles ont lieu a priori une fois par mois, mais leur fréquence est calquée sur les besoins de l’association : concrètement, cela signifie qu’un rôle est attribué pour gérer cet agenda (voir ci-dessous).

Rôles dans les réunions de grand comité

Il y a trois sortes de rôles à attribuer pour ces réunions : ceux d’ordre organisationnel (pour être sûr que les réunions fonctionnent), ceux de porte-parole des groupes de travail (à attribuer en groupe de travail) et ceux qui relèvent du grand comité (qui ne concernent pas directement les réunions mais qu’il faut répartir pour le bon fonctionnement de l’association). On peut alors dresser la liste suivante :

• Responsable de la prochaine réunion : ce rôle est super important, et il consiste en deux tâches : agender la prochaine réunion, et préparer un ordre du jour (et communiquer tout cela). La première, un peu compliquée, consiste plus concrètement à faire un frama/doodle et trouver une date où les personnes devant venir sont disponibles (les porte-paroles des groupes de travail concernés par les points sur la feuille de route), ce a priori dans le mois à venir (les réunions devraient être mensuelles). S’il n’y a pas assez de points sur la feuille de route pour qu’une réunion en vaille la peine, c’est à ce rôle qu’il revient de reporter la réunion (et donc de la ré-agender). Au contraire, s’il fallait se voir plus souvent, c’est à ce rôle qu’il revient d’être soit attentif à la feuille de route, soit à l’écoute des groupes de travail, pour agender une réunion plus rapidement (mais il est probable que dans ce cas, on se dise collectivement, lors d’une réunion de grand comité, qu’une réunion suivante est nécessaire plus rapidement que dans un mois). La deuxième tâche consiste à préparer un ordre du jour sur la base de la feuille de route, c’est-à-dire organiser les points (par exemple selon qu’ils concernent le festival, le pôle d’action ou l’association, qu’ils sont informatifs (des décisions prises) ou si ce sont des questions ouvertes dont il faudra discuter, etc.), et le communiquer au reste de l’association. Il faut finalement peut-être ajouter encore, à ce rôle, la tâche de courir après les personnes qui doivent être présentes.
• responsable de modérer la séance : il n’est peut-être pas inutile d’attribuer un rôle à la modération, mais surtout à la gestion du temps.
• responsable de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route
• porte-paroles des groupes de travail : chaque groupe de travail concerné est censé être représenté par un porte-parole (au groupe de travail d’attribuer ce rôle).
• responsable(s) des listes de membres et des cotisations
• responsable(s) des boîtes mails
• responsable(s) de la page Facebook
• responsable(s) de la page Instagram
• responsable(s) du site internet
• responsable(s) de la newsletter

Petit comité / Grand comité

L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail.

À noter que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire.

Les tâches du grand comité sont distribuées dans les rôles pour les réunions de grand comité (voir plus haut) (exceptée celle de convoquer l'assemblée générale, puisqu'elle ne nécessite pas vraiment de rôle spécifiquement attribué). À noter que selon les statuts, certaines tâches indispensables au fonctionnement de l'association sont attribuées au petit comité, qui lui a celle de les redistribuer au grand comité, de sorte qu'il soit tout de même tenu de les faire si le grand comité devait ne pas fonctionner.

FAQ

En résumé, ça donne quoi comme impératifs à qui ?

Les groupe de travail sont indépendants et s'organisent comme bon leur semble. Ils sont tenus cependant de :

• Communiquer aux autres via la "feuille de route" leurs décisions "importantes", et laisser les réunion de grand comité avoir le dernier mot
• Attribuer le rôle de porte-parole (responsable de les représenter, lorsqu'ils sont concernés, aux réunions de grand comité)
• Attribuer, si pertinent, le rôle de "binôme" ? (une personne qui se met explicitement à disposition de quiconque aurait besoin d'un coup de main dans le groupe)

Les réunions de grand comité ont lieu a priori une fois par mois, sont ouvertes à tou-te-s, leur ordre du jour correspond grosso modo à la "feuille de route" et il faut, pour celles-ci, s'arranger pour :

• Attribuer le rôle de responsable de la prochaine réunion (responsable de l'agender, de faire l'odj et de communiquer tout cela)
• Attribuer le rôle de modérateur/trice (surtout pour veiller au temps)
• Attribuer le rôle de greffier/ère (responsable de prendre le pv et de mettre à jour la feuille de route)
• Attribuer les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'association (responsable des liste des membres et cotisations, des boîtes mails, des pages Facebook et Instagram, du site internent et de la newsletter)

Cela signifie que toute décision "importante" doit être "validée" par le grand comité ?

Pas vraiment. Plutôt non, même, parce que le but des réunions de grand comité n'est pas, il faut le souligner autant que possible, n'est pas de rediscuter de chaque décision des groupes de travail ou de prendre leurs décisions à leur place. Si les groupes de travail sont censés communiquer leurs décisions importantes, c’est d’abord pour se tenir informé-e-s les un-e-s les autres. Mais dans un souci d'horizontaliser le processus de prise de décision dans l'association, l'idée est de laisser possible une rediscussion de telles décisions, et les groupes de travail devraient alors en tenir compte, et, en cela, oui.

Si une décision "importante" ne peut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ?

Les groupes de travail, on l'a dit, sont censés informer le reste de l'association lorsqu'ils prennent une décision "importante", et laisser les réunions de grand comité avoir le dernier mot : cela veut donc dire qu'une décision "importante" prise et déjà appliquée en groupe de travail avant d'être arrivée à l'ordre du jour d'une réunion de grand comité doit être annulable (dans le cas où en grand comité, on souhaiterait l'annuler).

Le meilleur moyen d'éviter cela est d'anticiper les décisions à prendre.

S'il n'est pas possible d'attendre une réunion de grand comité et que la décision prise ne peut pas être, par la suite, annulée, c'est au groupe de travail de s'arranger pour communiquer avec le reste de l'association (whatsapp, mail) et laisser une discussion possible !

Qu'est-ce qui est remboursé, et comment je me fais rembourser ?

Sont remboursés :

• les frais liés à un groupe de travail, préalablement budgétés
• les frais de fonctionnement, mais avec parcimonie (par exemple un café dans un café)

Si le groupe de travail est parti pour dépasser le budget, il faudrait en discuter en réunion de grand comité (et donc concrètement, ajouter un point à la feuille de route).

Pour se faire rembourser, il faut :

• garder la quittance
• envoyer celle-ci (ou un scan, ou une photo mais de préférence de bonne qualité) au/à la trésorier/ère
• indiquer les coordonnées bancaires (IBAN, prénom, nom, adresse, banque, lieu de la banque) auxquelles le remboursement est souhaité

Je dois signer un contrat / une convention, je fais quoi ?

Il n'est pas possible d'engager l'association avec sa propre signature. Pour cela, il faut demander à un membre du petit comité.

Comment est-ce que je communique avec toute l’association ?

À peu près tout le monde est sur le grand groupe whatsapp "AlternatYv - orga", c'est peut-être le moyen le plus simple. Mais pour des communications plus importantes (entre autres les communication pour les réunions de grand comité), il est vivement conseillé de plutôt envoyer un mail (l'idéal restant de faire les deux !). Pour les mails, il y a une adresse très pratique qui, si on lui envoie un mail, le redirige à tous les membres actifs : comite@alternatyv.ch (Il faut donc mettre cette adresse en destinataire.)

La prochaine réunion de grand comité est dans trop longtemps, je fais quoi ?

Il y a un-e responsable pour la prochaine séance : c'est à elle/lui qu'il faut s'adresser !

On voit où qui est responsable de quoi ?

Sur le cloud, sous "Deck" (dans la barre bleu clair en haut), il y a un document appelé "AY - rôles" qui devrait être à jour.

Je souhaite lancer un nouveau projet / groupe de travail, je fais quoi ?

Il y a deux possibilités :

• Simplement ajouter un point à la feuille de route et attendre la prochaine réunion de grand comité pour le proposer : c’est un espace prévu pour cela.
• Si l’on ne veut pas attendre la prochaine réunion de grand comité ou prendre de l’avance, on peut déjà le proposer aux autres par whatsapp (éventuellement par mail). Il faut alors aussi ajouter un point à la feuille de route pour le dire, et, comme pour chaque groupe de travail, entre autres, attribuer un porte-parole (voir "groupe de travail" de cette même page).

Je ne suis, à titre personnel, pas d’accord avec une décision prise par un groupe de travail

Les réunions de grand comité sont un espace précisément pour permettre de discuter de cela ! À voir au bon sens, mais si c'est un point très important, cela vaut peut-être la peine de le communiquer à l'avance, en expliquant le pourquoi et comment du désaccord (en commentaire sur la feuille de route par exemple).

J'aimerais, à titre personnel, qu'on discute d'un point particulier en réunion de grand comité

Il suffit d'ajouter son point sur la feuille de route, de sorte qu'il arrive à l'ordre du jour de la prochaine réunion ! (Voir le point "Décisions importantes et feuille de route")

Je n’ai pas compris ce qu'il faut noter sur la feuille de route

Tout ce qui est important. Il suffit, sur le coup, de consulter le point "Décisions importantes et feuille de route" de cette même page : tout y est expliqué.

Politique, militantisme, où se situe AlternatYv ?

La première référence pour répondre à cette question devrait se trouver dans les statuts. Mais comme c'est souvent un cas de jurisprudence, après de nombreuses discussions (voir les pv de grand comité de 2019, disponibles sur le cloud), il en ressort qu'il est difficile de dresser une sorte de charte qui indiquerait ce qui est possible ou non pour AlternatYv : le cas par cas est alors privilégié. Cela implique donc qu'il faut en discuter, ce qu'on peut faire en réunions de grand comité.

Est-ce que les séances de grand comité ne risquent pas d’être longues et ennuyeuses ?

Le but d'avoir une feuille de route, une porte-parole définie pour chaque groupe de travail, un ordre du jour préparé et un rôle de modératrice/gardienne du temps sont autant de tentatives pour faire face à ça.

Les séances de grand comité sont ouvertes à tou-te-s, et on peut y décider de la dissolution de l’association ?

Oui, mais on n'est pas bêtes et il y a un garde-fou : voir le point "grand comité / petit comité".

Structure de l'organisation en 2019

Ces premiers paragraphes servent à faire le point sur comment était organisée l'association jusqu'à présent. Si ce sont des choses claires, c'est possible de passer au point suivant, "pourquoi quoi changer". Mais autrement, ci-dessous, on trouve un résumé de comment AlternatYv devait s'organiser pour l'année 2019, ce qui avait été discuté lors de la première réunion de grand comité en décembre 2018 et mis par écrit en janvier 2019. Le texte est directement issu des alternarchives :

Fonctionnement de l'association

L’activité de l’association se répartit essentiellement entre l’organisation du festival (comprenant sept groupes de travail : administration, bénévoles, communication et décoration, lineup, logistique et restauration, pilotage) et le pôle d’action (comprenant des groupes de travail pour chacun des projets organisés : boîte à partage, conférences, jardin des cultures partagées, etc.). Le pôle d’action se rencontre chaque mois lors d’une séance commune pour discuter de l’avancement des projets existants ainsi que d’éventuels nouveaux projets (c’est donc là qu’on peut lancer un nouveau projet). Pour diriger l’association, un grand comité se rencontre chaque mois, où l’on discute de l’administration générale, de la communication de l’association, de ses prises de position, de son budget, etc. En parallèle, des groupes de travail « informels » agissent sur des plans volontairement dissociés de l’association : récolte de signatures pour des initiatives populaires, groupe militant, etc."

Petit comité / Grand comité

L’association comprend un petit comité, « juridiquement correct », élu à l’assemblée générale, comprenant un-e président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère. Le petit comité ne prend pas de décisions, mais s’occupe de la trésorerie (trésorier-ère) et de redistribuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association au grand comité. Le grand comité est ouvert à tou-te-s, et se compose des membres actifs d’AlternatYv présents lors d’une séance de grand comité, s’ils ont déjà participé à deux séances de groupe de travail. Les séances de grand comité sont annoncées à l’avance, et de préférence les objets importants de la séance également, afin que celles et ceux qui se sentent concernés puissent venir.

NB que pour engager l’association, la signature d’un membre du petit comité est toutefois nécessaire

Rôles du grand comité

Les tâches du grand comité sont les suivantes :

• Organisation
  • convoquer les séances de grand comité
  • convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires
  • accueillir et informer les nouveaux membres, s’occuper des listes de membres
  • s’occuper des cotisations
• Communication
  • s’occuper des boîtes mail de l’association
  • organiser la communication de l’association sur différents supports
    • Facebook
    • Instagram
    • Newsletter
    • Site internet
• Gestion courante et décisions
  • prendre les décisions relatives au budget
  • veiller à l'application des statuts, rédiger les règlements et administrer les biens de l'association
  • veiller au bon fonctionnement des groupes de travail et des sous-groupes pour qu’ils respectent les buts de l’association
  • prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres, ainsi qu'à leur exclusion éventuelle

NB que certaines de ces tâches sont, selon les statuts, attribuées au petit comité, qui lui a la tâche de les redistribuer au grand comité (de sorte que le petit comité soit tenu d’effectuer les tâches indispensables au fonctionnement de l’association si le grand comité ne fonctionnait pas)

Pourquoi quoi changer ?

Les choses qui n'ont particulièrement pas marché en 2019 sont :

• Les réunions mensuelles du grand comité qui n'ont pas eu lieu entre juin et novembre (tout le monde étant occupé par le festival)
• Le groupe de pilotage qui ne s'est jamais rencontré cette année (pas de responsables des groupes de travail, et par conséquence une responsabilité tout à fait diluée) et avec ça, quelques soucis de coordination pour le festival
• Les réunions du pôle d'action qui se sont peu à peu éteintes (peu de projets en cours, et alors organisés indépendamment, et pas de nouveaux projets à lancer)

Il est donc proposé les choses suivantes :

• Regrouper le grand comité et le groupe pilotage, de sorte à avoir un seul endroit où s'occuper de la coordination (une fois de l'association, une fois du festival, mais cela se confond très rapidement, et c'est en plus complémentaire en terme de calendrier)
• Ajouter une "feuille de route", un support écrit où inscrire les décisions importantes pour simplifier le travail de coordination
• Répartir clairement les différents rôles nécessaires au bon fonctionnement de ces réunions (celui d'agender la séance, de communiquer l'odj, de modérer la séance, de représenter les groupes de travail)
• Intégrer encore à ces réunions le rôle des anciennes réunions mensuelles du pôle d'action, à savoir : une porte d'entrée pour l'association, et un espace où proposer un projet
• Et donc supprimer explicitement les réunions du pôle d'action, puisqu'elles ne trouvent plus d'utilité

Cela donne la restructuration ci-dessus.